Jak poprawić błędy w umowie o pracę i uniknąć konsekwencji finansowych

Niektóre z błędów w umowie rodzić mogą określone konsekwencje finansowe dla pracodawcy. Jednak znaczna ich część pozostanie bez wpływu na zakres uprawnień pracownika. Pracodawca powinien jednak przygotować się na to, że w razie sporu umowa będzie interpretowana przez sąd w taki sposób, aby pracownik nie został pozbawiony uprawnień, które z niej wynikają. Błędy w kontraktach pracowniczych mogą mieć natomiast różną genezę. Najczęstsze podstawy błędnych zapisów w umowach wynikają z:

• nieznajomości przepisów prawa pracy,
• braku analizy konsekwencji zamieszczenia niektórych sformułowań,
• zwykłych pomyłek.

Pierwsza grupa nieprawidłowości w dokumentach pracowniczych może dotyczyć elementów obligatoryjnych umowy o pracę. Każda umowa o pracę musi określać:

• strony umowy,
• rodzaj umowy,
• datę jej zawarcia oraz
• określenie warunków pracy i płacy, obejmujących w szczególności: rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadającego rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy i termin rozpoczęcia pracy (art. 29 kp).

W tym przypadku znaczna część błędów będzie wynikała z omyłek pisarskich, np. błędnego zapisu nazwiska pracownika czy nazwy miejscowości, w której praca ma być wykonywana. Jest to taka grupa pomyłek, która jest najłatwiejsza do naprawienia. Z reguły pracownik nie będzie miał bowiem żadnego interesu w tym, aby kontestować naprawienie błędnych zapisów w dokumencie. Jeśli obydwie strony stosunku pracy są zgodne, że dany zapis jest oczywiście błędny, to pomyłki można usunąć w najprostszy z możliwych sposobów - w drodze omówienia pomyłki na dokumencie. Do tego typu błędów można zaliczyć:

• wskazanie błędnego imienia pracownika,
• literówki w nazwisku,
• nieprawidłową datę zawarcia umowy jeśli błąd jest oczywisty.

Gorsza sytuacja wystąpi wtedy gdy błąd w umowie o pracę dotyczy daty jej zawarcia zaś kwestia ta okaże się sporna. Wskazanie daty wcześniejszej może przysporzyć pracodawcy kłopotów. Oczywiście w sytuacji, gdy błędna data umowa pozostaje poza sporem, usterkę tę można wyeliminować w podobny sposób jak opisany wcześniej.

Bardziej w kategorii dużej nieporadności przy konstruowaniu umowy niż błędu należy natomiast traktować wprowadzanie do umów zapisów, które utrudniają później pracodawcy racjonalne wykorzystywanie zasobów kadrowych, zmuszając go do wypowiadania warunków umowy o pracę lub powierzania innej pracy w trybie art. 42 par. 4 kp w sytuacji gdy przy prawidłowo skonstruowanej umowie nie byłoby takiej konieczności. Chodzi tu o właściwe określenie rodzaju pracy, stanowiska i miejsca pracy.

Szczegółowość zapisów umowy przy określeniu rodzaju pracy przesądza o tym, czy przesunięcia pracownika na inne stanowisko można będzie dokonać w przyszłości bez zbędnych utrudnień. Zasadą jest, iż w przypadku polecenia dotyczącego wykonywania czynności wynikających z rodzaju pracy określonego w umowie o pracę, pracodawca nie musi dokonywać wypowiedzenia warunków pracy (art. 42 § 1 kp) oraz nie ma obowiązku stosowania art. 42 § 4 kp (wyrok SN z 14 października 2004 r., sygn. akt I PK 663/03, OSNP 2005, nr 19, poz. 298).

Sąd Najwyższy wyjaśnił jednak, że rodzaj pracy może zostać w umowie o pracę określony w sposób bardziej lub mniej szczegółowy. Strony stosunku pracy, określając rodzaj pracy w sposób ogólny, pozostawiają pracodawcy – w ramach jego uprawnień kierowniczych - uszczegółowienie zakresu czynności pracownika (wyrok Sądu Najwyższego z 2 października 2008 r.; sygn. akt I PK 73/08). Czym bardziej ogólnikowo określone zostaną warunki umowy o pracę, tym większą swobodę ma pracodawca w zakresie możliwości skierowania pracownika do innej pracy niż ta, którą obecnie wykonuje. Określenie w sposób jak najszerszy rodzaju wykonywanej przez pracownika pracy w umowie o pracę pozwala uszczegółowiać go w drodze określenia zakresu czynności powierzonych pracownikowi na stałe lub nawet za pomocą sukcesywnego wydawania bieżących poleceń pracodawcy jako organizatora toku pracy.

Zdaniem Sądu Najwyższego zakres czynności pracownika stanowi konkretyzację umówionego rodzaju pracy. Stanowi zbiorcze polecenie pracodawcy i nie wymaga zgody pracownika na jego zmianę. Zmiana takiego zakresu czynności stanowi nieistotną zmianę warunków pracy lub płacy i mieści się w zakresie uprawnień kierowniczych pracodawcy. Pracodawca dokonać jej może w drodze polecenia (służbowego), które wiąże pracownika. Dopiero istotna zmiana warunków pracy - w razie braku zgody pracownika - wymaga dokonania wypowiedzenia zmieniającego. Rady te należy mieć na względzie przy wpisywaniu do umów o pracę oprócz rodzaju pracy także stanowiska. Rodzaj wykonywanej pracy jest jednym z istotnych warunków, które powinny zostać zamieszczone w każdej umowie o pracę.

Nie oznacza to jednak, iż zamiast bądź oprócz rodzaju pracy należy zawsze wpisywać do umowy stanowisko pracownika. Jeśli nie znajdzie się ono w umowie, nie stanie się istotnym elementem umowy o pracę. Z tego powodu określenie w umowie samego rodzaju pracy bez wskazywania konkretnego stanowiska daje pracodawcy większą swobodę. Zmiana stanowiska nie pociągająca za sobą zmiany rodzaju wykonywanej pracy nie będzie bowiem w tej sytuacji wymagała dokonania wypowiedzenia warunków umowy (wyrok SN z 19 lutego 1976 r., sygn. akt  I PRN 5/76, OSNC 1976, nr 10, poz. 226).

Wpisanie w umowie o pracę stanowiska, które ma zajmować pracownik lub zbytnie uszczegóławianie rodzaju pracy nie jest błędem. Jednak bardzo ogranicza możliwości pracodawcy w zakresie wydawania pracownikowi poleceń wykonywania różnych prac bez konieczności wypowiadania warunków pracy.

Identycznych rad należy udzielić w zakresie określania w umowach o pracę miejsca jej wykonywania. Może ono zostać wskazane w umowie ogólnie przede wszystkim jako miejscowość albo bardziej szczegółowo. W przypadku tych zakładów pracy, w których praca zawsze świadczona jest w tym samym miejscu, określenie miejsca pracy nie ma specjalnego znaczenia. Kwestia ta staje się natomiast istotna, jeżeli praca na rzecz jednego pracodawcy może być świadczona w kilku punktach obejmujących tę samą miejscowość lub nawet kilka sąsiednich miejscowości.

Jeśli miejsce świadczenia pracy zostało w umowie o pracę wskazane w sposób ogólny, to wydanie przez pracodawcę polecenia wykonywania pracy w innym miejscu niż zwykle będzie oznaczało, że pracownik będzie ją wykonywał w granicach wyznaczonych określeniem zawartym w umowie (podobnie jak przy jej rodzaju). Zatem nie nastąpi zmiana warunków pracy. W takiej sytuacji zmianę miejsca wykonywania pracy należy potraktować jako konkretyzację tego miejsca, dokonywaną w ramach uprawnień kierowniczych pracodawcy, gdyż do istoty stosunku pracy należy jej świadczenie pod kierownictwem pracodawcy. Również SN w wyroku z 19 lutego 1976 r. (sygn. akt I PRN 5/76, OSNC 1976, nr 10, poz. 226) stwierdził, że wyznaczenie pracownikowi przez pracodawcę innego miejsca zatrudnienia, przy zachowaniu dotychczasowego rodzaju pracy i wynagrodzenia, mieści się w ramach pracowniczego podporządkowania. Nie wymaga wypowiedzenia warunków pracy i płacy, jeżeli szczególne okoliczności pracy nie uzasadniają odmiennej oceny

Błędne zapisy w umowie dotyczące uzgodnionego przez strony wynagrodzenia mogą okazać się znacznie trudniejsze do wyeliminowania. Co do zasady bowiem strony mogą swobodnie kształtować warunki umowy o pracę. A zatem błąd dotyczący wynagrodzenia musi być wręcz oczywisty, aby z powołaniem się na niego można było wycofać się z obowiązku zapłacenia pracownikowi kwoty wskazanej w umowie.

Błędy większego kalibru polegające na wskazaniu w umowie o pracę wynagrodzenia całkowicie nieadekwatnego do rodzaju pracy są łatwiejsze do wyeliminowania, chociaż też wymagają przeprowadzenia pewnej procedury. Należy skorzystać w tym celu z instytucji uchylenia się od skutków prawnych oświadczenia woli pod wpływem błędu przewidzianej w art. 84 kc. Zaraz po dostrzeżeniu błędu pracodawca musi najpierw spróbować dobrowolnie rozwiązać problem z pracownikiem. A jeśli to się nie uda, powinien przygotować i doręczyć pracownikowi pismo, w którym wyraźnie uchyli się od skutków prawnych oświadczenia woli zawartego w umowie o pracę w zakresie zawyżonego wynagrodzenia. To samo dotyczy innych bezpodstawnie przyznanych świadczeń.

Należy zadbać o to, żeby dysponować potwierdzeniem odbioru takiego pisma przez pracownika. Oczywiście jeśli pracownik także ma świadomość oczywistości błędu, najprostszym sposobem dokonania korekty byłoby dokonanie poprawki w umowie lub podpisanie dodatkowego pisma zawierającego oświadczenie stron, co do tego, iż ich wolą było zawarcie umowy o innej treści od dnia jej obowiązywania.

Powstaje pytanie, czy w przypadku mniej oczywistych błędów, szczególnie dotyczących niewielkiego zawyżenia wynagrodzenia pracownika uda się pracodawcy naprawić błąd w identyczny sposób? Odpowiedź jest niestety negatywna. Jeśli firma w wyniku pomyłki wskaże w umowie o pracę wynagrodzenie pracownika, które nie będzie w sposób znaczący odbiegało od siatki płac, naprawienie takiego tego błędu będzie trudne. Jedynym sposobem będzie zwykle:

• podpisanie porozumienia zmieniającego albo
• złożenie wypowiedzenia warunków płacy.

Skuteczność uchylenia się od skutków prawnych oświadczenia woli o zawarciu umowy o pracę wymaga bowiem, aby błąd był istotny czyli taki, że pracodawca wiedząc o błędzie w ogóle nie zawarł by umowy - art. 84 par. 2 kc. Ponadto z art. 84 1 kc wynika, że w przypadku umowy o pracę, które są czynnością prawną dwustronną, konieczne jest wykazanie, że pracownik wiedział o błędzie lub z łatwością mógł go zauważyć. Wykazanie tego przy drobnych błędach będzie bardzo trudne. Można oczywiście podjąć próbę uchylenia się od złożonego oświadczenia woli, ale należy liczyć się z tym, że w przypadku sporu może okazać się, że konieczne będzie wypłacenie zawyżonych świadczeń za cały sporny okres.

W tej sytuacji natychmiastowe wypowiedzenie warunków pracy pomimo tego, że potwierdzi uprawnienia pracownika do świadczeń od dnia zawarcia umowy do upływu okresu wypowiedzenia daje większe gwarancje, że pracodawca nie będzie musiał wypłacać błędnie określonych w umowie świadczeń na przyszłość. Jednak i ten sposób naprawienia błędu może skończyć się niepowodzeniem jeśli pracodawca wypowiedzenia warunków pracy należycie nie uzasadni. Sąd może bowiem uznać wypowiedzenie warunków pracy za nieuzasadnione w sytuacji, gdy nic nie zmieniło się od chwili zawarcia umowy o pracę. Jak się wydaje wówczas w wypowiedzeniu zmieniającym oferując niższe wynagrodzenie, najlepiej byłoby wskazać rzeczywistą przyczynę, czyli błąd przy zawieraniu umowy oraz nieadekwatność wynagrodzenia pracownika do zasad wynagradzania przyjętych w danej firmie.

Często błędy polegające na przyznaniu pracownikowi świadczeń, których nie powinien otrzymać lub zawyżonych wynikają z tworzenia dokumentu umowy umów w oparciu o modyfikację w komputerze pliku stworzonego przy zawieraniu umowy z innym pracownikiem lub poprzez wypełnianie stworzonego wcześniej szablonu zawierającego wszystkie możliwe świadczenia przysługujące pracownikom, z którego część tych, których ma nie otrzymać dany pracownik. Zdarza się w takich przypadkach, że jakiś z benefitów, których wcale pracownik nie miał otrzymać, nie zostanie wykasowany przez pracownika kadr przygotowującego umowę.

Z takiego błędu trudno się także wycofać, jeśli pracownik nie zgodzi się na aneksowanie lub poprawienie umowy. Zapisy umowy będą natomiast rodziły powstanie roszczeń po stronie pracownika. W niektórych przypadkach pracodawca może próbować się bronić:

• przedstawiając siatkę płac i regulacje dotyczące innych świadczeń w przedsiębiorstwie
• wskazując, iż zapis w umowie był ewidentną pomyłką ale wygranie takiego sporu nie będzie w dalszym ciągu pewne.

W wyniku błędu warunki zatrudnienia pracownika mogą się ponadto okazać gorsze niż te wynegocjowane. Oczywistym jest, że jeśli błąd zostanie dostrzeżony i pracownik żąda wprowadzenia do umowy wynegocjowanych warunków, to pracodawca powinien aneksować umowę. W innym przypadku naraża się bowiem a to, iż pracownik wypowie umowę o pracę.

Istnieje pokaźna liczba błędów w umowach o pracę, które niezależnie od genezy ich powstania (to jest tego czy wynikały z omyłki, niewiedzy czy celowego działania) nawet bez ingerencji stron umowy zostaną wyeliminowane przez same przepisy prawa pracy w myśl art. 9 i art. 18 kp. Warunki zatrudnienia pracownika nie mogą być bowiem gorsze niż przewiduje to Kodeks pracy.

Modelowym błędem tego typu jest próba wydłużania czasu trwania lub liczby dopuszczalnych umów zawartych na czas określony powyżej limitów wskazanych w art. 25¹ kp.

Innym z typowych błędów tego rodzaju jest kwotowe określenie pensji jako równowartości pensji minimalnej w danym roku, w sytuacji gdy okres obowiązywania umowy o pracę wykracza poza rok kalendarzowym, w którym ją zawarto. Podobnie traktuje się błąd polegający na wskazaniu minimalnego wynagrodzenia nieaktualnego w roku podpisania umowy.

Podobnym działaniem nieprzynoszącym efektów byłoby określenie wysokości pensji pracownika lub wysokości innych świadczeń w wysokości niższej niż przewidują to wewnętrzne uregulowania płacowe danego pracodawcy. Wszystkie takie błędne zapisy umów zostaną zastąpione automatycznie przez odpowiednie przepisy prawa pracy i to nie tylko kodeksu czy ustaw, ale także te wewnętrzne obowiązujące w danej firmie. Dotyczy to także tych przypadków, gdy określone świadczenia zostały wskazane w umowach o pracę w wysokości niższej, mimo że wewnętrzne przepisy płacowe kształtują je korzystniej.

Jeśli przepisy płacowe (także wewnętrzne) przyznają prawo do jakiegoś świadczenia, pracownik będzie miał do nich prawo także wtedy, gdy w firmie w części umów o pracę wpisywano prawo do tych świadczeń, a w innych je pomijano. Co do zasady bowiem błędem jest bowiem powielanie w umowach o pracę zapisów wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących, czy też obowiązujących tylko u danego pracodawcy.

Identyczny skutek nastąpi wtedy, gdy treść umowy o pracę nawet za zgodą pracownika w jakimkolwiek innym zakresie będzie mniej korzystna dla pracownika, niż określają to przepisy prawa pracy. Jeśli przepisy te na przykład w odniesieniu do uprawnień pracowników młodocianych, kobiet w ciąży, uprawnień do wynagrodzenia za nadgodziny, uprawnień urlopowych itp. są korzystniejsze dla pracownika niż to, co wpisano do umowy, zastępują automatycznie to, co w niej wpisano.

W umowie o pracę mogą znaleźć się także postanowienia całkowicie niedopuszczalne, sprzeczne z prawem pracy. Ich nic nie zastępuje, ponieważ są nieważne i trzeba traktować te oświadczenia woli stron stosunku pracy tak jakby nigdy nie były złożone. Nie będą one zatem obowiązywały, nawet jeśli po stwierdzeniu tego faktu strony nie aneksują umowy ani nie wprowadzą do umowy jakichkolwiek poprawek.

Niektórzy pracodawcy mają ponadto wątpliwości, czy błędem nie jest także wprowadzanie do umów jakichkolwiek dodatkowych postanowień niewskazanych jako niezbędne elementy umowy o pracę w Kodeksie pracy.

W tym zakresie nie trzeba mieć obaw, ponieważ strony umowy o pracę mają prawo wzbogacić jej treść o postanowienia, których nie przewiduje Kodeks pracy. Te dodatkowe zapisy niemogą być jednak sprzeczne z przepisami prawa pracy.

Przykładowo nieważny byłyby zapis pozwalający na dokonywanie potrąceń z przysługującego pracownikowi wynagrodzenia za pracę należności obciążających pracodawcę (wyrok SN z 12 września 2000 r.; sygn. akt I PKN 22/00; OSNP 2002/7/159), czy klauzula zawierająca bezwarunkową zgodę pracownika na czasową zmianę miejsca pracy w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, to jest bez określenia miejscowości, w której praca miałaby być świadczona, jak również okresu, którego te zmiany dotyczą (wyrok SN z 16 grudnia 2008 r.; sygn. akt I PK 96/08; OSNP 2010/11-12/138).