Wypłata wynagrodzeń – czym może grozić zatrudnienie niedoświadczonych stażystów w księgowości

Nie. Bezprzedmiotowa byłaby próba wzywania do udziału w sprawie przed sądem tych dwóch pracowników, którym w wyniku błędu działu księgowego wypłacono zawyżone pensje. Sprawa o zapłatę toczy się wyłącznie z powództwa pracowników przeciwko pracodawcy o zapłatę należnych im wynagrodzeń za nadgodziny i nawet nie ma procesowej możliwości, aby udział w niej wzięli inni zatrudnieni.

W sprawie, w której pracodawca został pozwany, stan faktyczny jest w zasadzie bezsporny i wynika z niego, że powodowie nie otrzymali w wyniku błędów przy naliczeniu pensji należnych im pieniędzy. Bez znaczenia pozostaje to, kto personalnie odpowiada za błędne naliczenie, ponieważ finalnie liczy się tylko to, że kwot tych nie wypłacił pracodawca. 

Firma nie ma jakichkolwiek szans na wygranie tego procesu – czy to w drodze kwestionowania roszczeń pracowników, czy prób uzależniania rozstrzygnięcia w tej sprawie od wyniku procesu o zwrot kwot bezpodstawnie wypłaconych pozostałym dwóm pracownikom.

Oczywiście pracodawca może wnieść taki pozew, ale bezcelowe byłoby powoływanie się na niego w procesie, w którym sam został pozwany o zasądzenie wynagrodzenia, nawet jeśli miałoby to na celu tylko opóźnienie wydania rozstrzygnięcia przez sąd. Nie ma bowiem szans, aby sąd zawiesił jedno postępowanie do czasu zakończenia drugiego. Odpowiedzialność pracodawcy za wypłatę pensji w prawidłowej wysokości jest bowiem niezależna od tego, czy firma uzyska zwrot nadpłaconych pensji od tych pracowników, którzy skorzystali na pomyłce księgowości.

Firma nie ma oczywiście także możliwości żadnego przeksięgowania źle wypłaconych kwot, ponieważ de facto sprowadzałoby się to do dokonania niezgodnego z prawem potrącenia z bieżącego wynagrodzenia pracowników, na rzecz których dokonano nadpłaty pensji. Pracodawca wybrał zatem słuszną drogę pozwania pracowników o zwrot nadpłaty. Finał tego procesu niekoniecznie jednak musi być dla niego korzystny.

Na podstawie art. 405–411 kc pozwany może się przeciwstawić żądaniu zwrotu nienależnie otrzymanej kwoty, w sytuacji gdy doszło już do jej zużycia. Wygranie procesu z podwładnym wymaga udowodnienia, że do zużycia doszło w czasie, w którym pracownik musiał się liczyć z obowiązkiem zwrotu nienależnie otrzymanego świadczenia.

Nie każde – nawet w dobrej wierze – zużycie świadczenia bezpodstawnie uzyskanego powoduje wygaśnięcie obowiązku jego zwrotu. Wygaśnięcie takie występuje tylko wtedy, gdy zużycie korzyści nastąpiło w sposób bezproduktywny (konsumpcyjny), a więc bez uzyskania jakiegokolwiek ekwiwalentu czy też innej korzyści dla majątku wzbogaconego.

Obowiązek wydania korzyści istnieje (nie wygasa), gdy mimo utraty lub zużycia korzyści zobowiązany do jej wydania nadal jest wzbogacony.

W orzecznictwie jednolicie przyjmuje się, co nie jest korzystne dla pracodawców dochodzących zwrotu nadpłaty wynagrodzenia, że co do zasady pracownik jest uprawniony przyjmować, iż świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc nie musi się liczyć z obowiązkiem jego zwrotu na podstawie art. 409 Kodeksu cywilnego (zob. wyrok SN z 7 sierpnia 2001 r., I PKN 408/00, OSNP 2003/13/305). Ponadto w wyroku z 9 stycznia 2007 r. (II PK 138/06, OSNP 2008/3–4/38) Sąd Najwyższy wskazał, że ciężar dowodu, iż było inaczej, spoczywa na pracodawcy. Z kolei w wyroku z 8 czerwca 2010 r. (I PK 31/10, M.P.Pr. 2010/9/450) SN przyjął, że pracodawca nie może domagać się od pracownika zwrotu nienależnie wypłaconej pensji, jeśli księgowa lub elektroniczny system pomylili się w wyliczeniach. W takiej sytuacji pracodawca nie może zarzucić pracownikowi bezpodstawnego wzbogacenia.

Po wykryciu błędnego przelewu pracodawca powinien niezwłocznie, jak najszybciej, wezwać pracownika do dobrowolnego zwrotu nadpłaty i udokumentować tę kwestię.

Jeżeli uda mu się dojść do porozumienia z pracownikiem, ten może dobrowolnie zwrócić nadpłaconą kwotę jednorazowo lub w ratach. Może ponadto zgodzić się na to, aby potrącić ją z aktualnej wypłaty lub kilku kolejnych wypłat. Tego typu zgoda pracownika pozwala na dokonanie potrącenia bez procesu sądowego.

Jeśli do porozumienia z pracownikiem nie dojdzie, wezwanie o zapłatę w przyszłym procesie sądowym pozwoli wykazać, że pracownik co najmniej od chwili jego doręczenia miał świadomość tego, iż kwota, którą mu przekazano, ma charakter nienależny.