Władze działają pod dużą presją czasu, ponieważ przed TSUE toczy się postępowanie przeciwko Polsce z powodu ponad dwuletniego opóźnienia w implementacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. Projektowana ustawa, która wdroży zasady obsługi sygnalistów, prawdopodobnie zacznie obowiązywać jesienią 2024 r.
Ochrona sygnalistów – 5 wskazówek, jak sprawnie wdrożyć procedury plus wzory dokumentów
Rada Ministrów przyjęła 2 kwietnia 2024 r. projekt ustawy o ochronie sygnalistów. W artykule przedstawiamy, jakie nowe rozwiązania znalazły się w projekcie. Ustawą zajmie się teraz parlament. Chociaż termin na wdrożenie procedur wydłużono do 3 miesięcy, warto zacząć przygotowania już teraz. Sprawdź, na jakie sprawy zwrócić uwagę, aby w sprawnie wdrożyć procedury ochrony sygnalistów, gdy ustawa wejdzie już w życie. Pobierz wzory dokumentów dotyczących sygnalistów.
Z komentarza eksperta dowiesz się:
- Jakie zmiany wprowadzono do projektu ustawy o sygnalistach
- Jakie są najważniejsze wyzwania dla pracodawców przed wejściem w życie ustawy o ochronie sygnalistów
- Jakie są zasady i terminy wdrożenia nowych procedur o sygnalistach
- Jakie kary dla pracodawców przewidują nowe przepisy o sygnalistach
Przeczytaj także:
Sygnalista w firmie – od kiedy: 8 najważniejszych zmian w ustawie o sygnalistach
Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o ochronie sygnalistów
Sygnaliści – Wzór regulaminu zgłoszeń wewnętrznych
Sygnaliści – informacja zwrotna dotycząca zgłoszenia naruszenia prawa
Sygnaliści – potwierdzenie wewnętrznego zgłoszenia naruszenia prawa
Jakie zmiany wprowadzono do projektu ustawy o sygnalistach
Zmiany wprowadzone do projektu ustawy przyjętego 2 kwietnia 2024 r. obejmują m.in.:
- wydłużenie do 3 miesięcy vacatio legis, czyli czasu, który podmioty zobowiązane będą miały na wdrożenie nowych obowiązków;
- rozszerzenie zakresu naruszeń, które mogą podlegać zgłoszeniu i kwalifikować sygnalistę do ochrony (w tym punkcie zalecana jest szczególna czujność, zakres naruszeń może ulec jeszcze dalekim zmianom);
- obowiązek określenia w procedurze zgłoszeń wewnętrznych, czy w danej jednostce są respektowane zgłoszenia anonimowe;
- doprecyzowanie, jak obliczać limit 50 współpracowników, powyżej którego podmiot ma obowiązek wprowadzenia wewnętrznej procedury zgłoszeń.
Najważniejsze wyzwania dla pracodawców przed wejściem w życie ustawy o ochronie sygnalistów
|
1. Ustal, czy pracodawca ma prawny obowiązek wdrożyć wewnętrzny system zgłaszania naruszeń. |
Taki obowiązek mają wszelkie podmioty – publiczne lub prywatne – na rzecz których pracę zarobkową wykonuje minimum 50 osób. Ten limit ma podlegać weryfikacji dwa razy do roku (według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca). Do puli 50 osób wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale też osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia (czyli np. umowy cywilnoprawne i kontrakty B2B). Podmiot, na rzecz którego wykonuje pracę zarobkową mniej niż 50 osób, może (czyli nie musi) ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych. |
|
2. Stwórz lub dostosuj do nowych wymogów ustawowych istniejące w firmie procedury zgłaszania nieprawidłowości. |
Proponowane rozwiązania nie przewidują w przepisach przejściowych postępowania z dotychczas stosowanymi w jednostce procedurami, np. do zgłaszania przypadków mobbingu. Warto już zawczasu podjąć decyzję, czy chcemy integrować bądź rozdzielić poszczególne kanały zgłaszania różnych rodzajów naruszeń tak, aby było to klarowne dla potencjalnych sygnalistów oraz osób odpowiedzialnych za obsługę różnych zgłoszeń. Pamiętajmy przy tym o odrębnych i świeżych regulacjach dotyczących standardów ochrony małoletnich (jeżeli jesteśmy zobowiązani do ich przyjęcia w terminie do 15.08.2024 r.). |
|
3. Określ zakres przedmiotowy procedury zgłoszeń wewnętrznych |
W przyjętym przez rząd 2.04. projekcie ustawy poszerzono obowiązkowy, minimalny zakres zgłoszeń o zgłoszenia nt. korupcji, naruszenia przepisów prawa pracy oraz naruszenia konstytucyjnych praw i wolności obywatela. Należy podjąć decyzję czy w ramach naszej instytucji rozszerzamy ustawowy katalog naruszeń, podlegających zgłoszeniu (np. na naruszenia różnych regulacji wewnętrznych, regulaminów antyplagiatowych czy standardów etycznych). |
|
4. Zdecyduj, czy pracodawca będzie akceptował zgłoszenia anonimowe. |
- |
|
5. Zdecyduj, kto ma prowadzić obsługę zgłoszeń w firmie |
Ustawowe obowiązki może wykonywać wyłącznie wyznaczony personel instytucji (np. pracownik działu kadr). Czysto formalnie rzecz biorąc wystarczy, że będzie to jedna osoba. Chociaż z praktycznego punktu widzenia nie zawsze będzie to dobrym pomysłem. Równie dobrze personel może dzielić się zadaniami z podmiotem zewnętrznym (np. komisja o mieszanym składzie). Jest też możliwość powierzenia całego procesu do obsługi przez podmiot zewnętrzny (outsourcing). Upoważnienie podmiotu zewnętrznego wymaga zawarcia umowy w celu powierzenia obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z ustawą. |
Jakie są zasady i terminy wdrożenia nowych procedur o sygnalistach
Podmioty zobowiązane będą miały 3 miesiące, licząc od dnia ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw, aby stworzyć, skonsultować, wdrożyć i zakomunikować personelowi procedury zgłoszeń wewnętrznych w jednostce.
W myśl projektu ustawy, wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń musi zostać skonsultowana z zakładową organizacją związkową, albo wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w danej instytucji działa więcej niż jedna taka organizacja. Jeżeli w instytucji nie działa żadna organizacja związkowa, należy się skonsultować z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym.
Konsultacje mają zająć nie mniej niż 5 i nie więcej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Sama procedura zgłoszeń wejdzie w życie po 7 dniach od podania jej do wiadomości personelowi w sposób przyjęty w danym podmiocie (np. przez wysyłkę e-mail lub wywieszenia na tablicy ogłoszeń).
Jakie kary dla pracodawców przewidują nowe przepisy o sygnalistach
Zgodnie z projektowanym art. 58 ustawy: kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów – podlega karze grzywny. Projekt nie precyzuje wysokości grzywny, dlatego też należy odwołać się do zasad ogólnych prawa wykroczeń. Zgodnie z nimi grzywnę wymierza się w wysokości od 20 do 5.000 zł.
Podstawa prawna:
Źródło
Projekt ustawy o ochronie sygnalistów (numer z wykazu: UC1), projekt z 27 marca 2024 r.
https://legislacja.gov.pl/projekt/12380700/katalog/13030350#13030350.
Podobne artykuły
Zobacz również
Aktualny numer Pokaż listę wydań »
Numer 275 Maj 2024 r.
Dostępny w wersji elektronicznej
Redaktor Portalu
Zapisz się na newsletter
