Sygnalista w firmie – kim jest i kiedy będzie chroniony

Na Portalu Kadrowym rozpoczynamy cykl artykułów, które mają na celu przedstawić tematykę związaną z ochroną sygnalistów i ułatwić pracodawcom przygotowanie się do nadchodzących obowiązków. 

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej: dyrektywa) została przyjęta 23 października 2019 r. i zgodnie z jej postanowieniami powinna być implementowana (wprowadzona) do  porządku prawnego państw członkowskich do 17 grudnia 2021 r. Obecnie w Polsce trwają prace legislacyjne mające na celu przyjęcie zasad wynikających z Dyrektywy w formie nowej ustawy.

Choć nie jest jeszcze znany jej projekt, to jednak już teraz, opierając się na przepisach Dyrektywy, można dość precyzyjnie prognozować, jakie nowe obowiązki zostaną nałożone na pracodawców w związku z nowym aktem prawnym. Od 17 grudnia 2021 r. muszą się z nimi liczyć wszyscy pracodawcy prywatni zatrudniający więcej niż 249 pracowników, a także wszyscy pracodawcy z sektora publicznego. Od grudnia 2023 r. obowiązki obejmą także pracodawców sektora prywatnego zatrudniających co najmniej 50 pracowników.

Tabela. Terminy, czyli kto i kiedy

Bliski termin obowiązkowej implementacji Dyrektywy wywołuje spore emocje wśród pracodawców, którzy mając mglistą świadomość, że będą musieli przygotować się na wykonywanie nowych obowiązków, nie są jednak pewni czego te obowiązki dotyczą i z czym się ich realizacja wiąże.

Ujmując zakres tych obowiązków jednym zdaniem można stwierdzić, że pracodawcy będą mieli obowiązek:

• zapewnić kanały i procedury dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów zaobserwowanych przez nich naruszeń,
• zapewnić obsługę otrzymywanych zgłoszeń,
• chronić sygnalistów przed negatywnymi konsekwencjami, jakie mogą wyniknąć z dokonania zgłoszenia.

Aby dobrze zrozumieć, co to w praktyce oznacza, konieczne jest w pierwszej kolejności wyjaśnienie, kim jest sygnalista.

Termin sygnalista jest tłumaczeniem angielskiego pojęcia „whistleblower” czyli „dmuchający w gwizdek”. W szerokim pojęciu sygnalistą jest osoba zgłaszająca naruszenia prawa lub zasad etycznych właściwemu adresatowi po to, by doprowadzić do usunięcia nieprawidłowości. Natomiast w węższym ujęciu Dyrektywy, sygnalista to ktoś, kto alarmuje pracodawcę, że w firmie dochodzi do naruszenia prawa, na które trzeba zareagować i położyć mu kres.

Idea dyrektywy jest taka, że sygnalista:

• przekazuje informacje o nieprawidłowościach, które stwierdził wykonując pracę,
• do umocowanego do przyjmowania tego typu informacji adresata,
• za pomocą zorganizowanego w tym celu kanału zgłoszeń
• po to, by  doprowadzić do wyeliminowania nieprawidłowości.

Z założenia sygnalista przekazuje informacje  o działaniach nielegalnych, co do których ma podstawy sądzić, że są prawdziwe. Zatem powinno być tak, że sygnalista działa w dobrej wierze, w imię dobra firmy, dobra ogółu, stoi na straży wartości uznanych za społecznie ważne i warte ochrony – jak zdrowie, bezpieczeństwo i higiena pracy, środowisko naturalne, bezpieczeństwo finansów. Dla takich osób

Niestety rola, jaką ma spełniać w firmie sygnalista może budzić także negatywne skojarzenia. Nadal pokutuje przekonanie, że osoba zgłaszająca przełożonemu czy pracodawcy nieprawidłowości zaobserwowane w środowisku pracy jest kimś nielojalnym wobec zespołu, „lizusem” czy osobą niekoleżeńską. Przekonanie to jest całkowicie błędne i warto poświęcić nieco pracy i energii na to, by o tym przekonać pracowników.

Sygnalizowanie problemów przez pracowników może przynieść firmie wiele wymiernych korzyści, jak choćby uniknięcie kar czy odpowiedzialności finansowej za naruszenia. Nie można zapominać, że informacje pochodzące od pracowników często są jedynym źródłem i jedyną metodą wychwycenia nieprawidłowości w funkcjonowaniu firmy i z tego względu są nie do przecenienia.

Nie każdy informator zgłaszający problemy będzie spełniał definicję sygnalisty, a przez to podlegał ochronie przewidzianej Dyrektywą. Jednocześnie nie każdy raportowany problem będzie miał taką wagę, by zapewnić raportującemu ochronę. Krótko mówiąc, by sygnalista został objęty ochroną wynikającą z przepisów Dyrektywy musi on, a także zgłaszany przez niego problem, spełniać kilka warunków.

• po pierwsze, sygnalista ma być w odpowiedni sposób powiązany z pracodawcą,
• po drugie, zgłaszane naruszenie ma pozostawać w związku z wykonywaną pracą i mieścić się w zakresie naruszeń przepisów wskazanych w Dyrektywie,
• po trzecie zaś, sygnalista musi działać w dobrej wierze.

Odpowiedni status to relacja pomiędzy pracodawcą a osobą zgłaszającą. Najprościej byłoby, gdyby status sygnalisty przysługiwał po prostu pracownikom. Jednak zakres regulacji jest znacznie szerszy. Dyrektywa przewiduje, że ochronie podlegać będzie każda osoba, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniach, o których dowiedziała się w kontekście związanym z pracą i:

1) jest pracownikiem – niezależnie od tego jakiego rodzaju umowa o pracę została zawarta, więc także pracownik zatrudniony na okres próbny, zastępstwa czy na czas określony; zakresem tym objęci są także byli pracownicy, których stosunek pracy uległ już rozwiązaniu;

2) znajduje się w procesie rekrutacji i stosunek pracy ma zostać dopiero nawiązany (w przypadku gdy informacje na temat naruszeń uzyskano w trakcie procesu rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy).

3) jest prowadzącym działalność  na własny rachunek – a więc samozatrudnionym zleceniobiorcą;

4) jest akcjonariuszem, wspólnikiem, członkiem organów administrujących, zarządzających, nadzorczych – niezależnie od tego, czy otrzymuje wynagrodzenie. Chodzi tu o osoby, z którymi często nie łączy spółki umowa o pracę lub zlecenia, a które są z nią związane stosunkiem właścicielskim czy korporacyjnym; są to wspólnicy, akcjonariusze, członkowie zarządu, członkowie rad nadzorczych czy komisji rewizyjnych.

5) jest wolontariuszem bądź stażystą – niezależnie od tego, czy otrzymuje wynagrodzenie; z Dyrektywy wynika zatem, że warunkiem podlegania ochronie nie jest w żadnym razie otrzymywanie wynagrodzenia od podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie; istotne jest tylko, by wiedza o naruszeniu uzyskana została w związku z wykonywaną pracą (lub współpracą) z tym podmiotem.

6) jest wykonawcą, podwykonawcą i dostawcą lub osobą pracującą pod ich nadzorem i kierownictwem – ta kategoria jest szczególnie szeroka i będzie odejmować w zasadzie wszystkie podmioty współpracujące z firmą, oraz ich pracowników i współpracowników.

Zgłoszenia dokonać może więcej niż jedna osoba. Wówczas status sygnalisty przysługiwać będzie wszystkim zgłaszającym, jak również osobom, które wprawdzie zgłoszenia osobiście nie dokonały, ale pomagały sygnaliście w jego dokonaniu.

Na ochronę mogą także liczyć osoby, które są powiązane z sygnalistą, są ich współpracownikami lub krewnymi i mogą doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą.

Ochroną przysługującą sygnaliście będą także objęte podmioty prawne, które stanowią własność osoby dokonującej zgłoszenia, dla których taka osoba pracuje lub które są w inny sposób z nią powiązane w kontekście związanym z pracą.

Jak widać Dyrektywa przewiduje szeroki zakres podmiotowy, uznając za sygnalistę w zasadzie każdego, kto świadcząc pracę, wykonując usługi czy współpracując z daną organizacją stwierdza, że działa ona niezgodnie z prawem. Osoba ta nie musi być zatrudniona, otrzymywać wynagrodzenia czy być powiązana z firmą organizacyjnie. Będzie to w istotnym stopniu determinować organizację kanałów zgłoszeń, które będą musiały być dostępne także dla osób, które nie przebywają na co dzień w firmie, a nawet mogą nie mieć do niej wstępu (jak choćby były pracownik).

Omówiliśmy, jaki rodzaj powiązania musi istnieć pomiędzy firmą a osobą dokonującą zgłoszenia, by mogła mieć status sygnalisty. Sam ten status jednak nie wystarcza, by zgłaszając nieprawidłowość nabyć prawo do ochrony wynikającej z Dyrektywy. Konieczne jest jednocześnie, by naruszenie miało odpowiednią wagę i obejmowało naruszenie określonych norm prawnych.

Dyrektywa nie gwarantuje ochrony w przypadku zgłoszenia każdego, dowolnego naruszenia prawa, lecz wymienia konkretne zakresy, których zgłoszenie powinno dotyczyć. Wymienione są one w art. 2 Dyrektywy (zaś lista konkretnych aktów prawnych znajduje się w załączniku), przy czym jest to zakres minimalny. Państwa członkowskie są uprawnione do  rozszerzenia tej listy i objęcia zakresem ustaw krajowych także tych zakresów  norm prawnych, których Dyrektywa nie wymienia.

Tabela. Dziedziny zgłoszeń dające ochronę sygnalistom

Te dziedziny ustawodawca unijny uznał za szczególnie istotne i wymagające ochrony. Jeśli więc sygnalista dopatrzy się naruszenia w wyżej wymienionym zakresie np. ustawiania przetargów, zanieczyszczania środowiska, naruszeń danych osobowych, nieprawidłowości w uzyskiwaniu dotacji unijnych – wówczas dokonując zgłoszenia będzie korzystał z ochrony wynikającej z Dyrektywy.

Uwaga: Dyrektywa nie wymienia naruszeń, które mogłyby dotyczyć samego stosunku pracy, choćby takich jak naruszanie praw pracowniczych czy mobbing. Oczywiście przepisy krajowe mogą objąć swoim zakresem także i ten obszar, ale na ten moment zgłoszenia dotyczące takich naruszeń nie będą zapewniały szerokiej ochrony wynikającej z Dyrektywy.

Wiemy już więc jaki rodzaj powiązań musi łączyć firmę z osobą dokonującą naruszeń, by mogła uzyskać status sygnalisty, oraz jakiego zakresu norm prawnych muszą dotyczyć zgłaszane naruszenia. Ostatnim elementem warunkującym przyznanie ochrony jest dobra wiara osoby zgłaszającej. Zgodnie z Dyrektywą ochronie podlega ten tylko, kto:

• miał uzasadnione podstawy by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia i że informacje te są objęte zakresem stosowania Dyrektywy;
• dokonał zgłoszenia – wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego zgodnie z zasadami określonymi w Dyrektywie.

Istotne jest więc, by sygnalista rzeczywiście był przekonany, i to w oparciu o obiektywnie istniejące przesłanki, że informacje, które przekazuje są prawdziwe, a zdarzenia, które raportuje faktycznie miały miejsce. Nie będą objęte ochroną zgłoszenia oparte wyłącznie na plotkach, pomówieniach i dokonywane ze złej woli.

Może się też zdarzyć, że świadomie będą zgłaszali informacje nieprawdziwe, mające na celu zaszkodzenie współpracownikom. Rolą pracodawcy będzie nie tylko odpowiednio odsiewać takie zgłoszenia, z zachowaniem pewnej dozy krytycyzmu, ale także odpowiednio uważnie i starannie. Ważne jest także, by odpowiednio przeszkolić pracowników, wyjaśnić im sens sygnalizowania, rolę jaką ma ono pełnić, oraz wyraźnie określić w jakich przypadkach jest ono pożądane. 

W kolejnych materiałach wskażemy m.in., jakie są zasady ochrony sygnalistów. Powiemy jakie środki zobowiązani są zapewnić i podejmować pracodawcy dla zapewnienia ochrony sygnalistom, a także jakie działania mogą być przejawem naruszenia zasad ochrony sygnalisty.