Praca zdalna po zmianach w Kodeksie pracy – 5 nowych wzorów wniosków z komentarzem eksperta

Przypomnijmy: projekt zmian w Kodeksie pracy przewiduje, że praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). Praca zdalna będzie mogła być wykonywana:

• na podstawie polecenia pracodawcy (w okresie m.in. obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii),
• na podstawie uzgodnień pomiędzy stronami na etapie nawiązywania stosunku pracy,
• na podstawie wniosku pracownika lub z inicjatywy pracodawcy (w czasie trwania stosunku pracy),
• jako praca okazjonalna.

Jeśli tylko pozwoli na to rodzaj pracy, a kandydat na pracownika wyrazi chęć podjęcia pracy zdalnej od samego początku zatrudnienia, strony mogą ustalić taki sposób pracy od razu - zawierając umowę o pracę. W takim przypadku kandydat nie musi składać żadnego formalnego wniosku o wyrażenie zgody na wykonywanie pracy zdalnej. Konieczne jest natomiast:

• uregulowanie zasad pracy zdalnej w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub w regulaminie konsultowanym z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy, albo w porozumieniu z pracownikiem,
• przekazanie pracownikowi rozszerzonej informacji o warunkach zatrudnienia o określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną, o osobie lub organie odpowiedzialnym za współpracę z pracownikiem oraz osobach upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej,
• zapoznanie z oceną ryzyka zawodowego dotyczącego pracy zdalnej oraz oświadczenie pracownika o tym, że zapoznał się z tą oceną ryzyka,
• oświadczenie pracownika zawierające zapewnienie, że w miejscu, w którym będzie świadczył pracę zdalną zachowane są zasady bezpieczeństwa i higieny pracy.

Praca zdalna okazjonalna to praca wykonywana na odległość w ilości nie przekraczającej 24 dni w ciągu roku kalendarzowego. Z założenia więc taka praca ma być sporadyczna i ma odbywać się na wniosek pracownika. Wniosek powinien zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (można go wysłać emailem), a projektowane przepisy nie określają ani koniecznych elementów takiego wniosku, ani tego czy wniosek powinien być przez pracownika uzasadniany. Nie wskazują także czy taki wniosek powinien zawierać jakieś załączniki i czy pracownik może złożyć jeden „otwarty” wniosek czy też musi składać wnioski dotyczące poszczególnych terminów, w których chciałby świadczyć pracę zdalną.

Skoro nowelizacja nie określa wspomnianych kwestii, treść wniosku może być w zasadzie dowolna. Pod warunkiem jednak, że będzie z niej jasno wynikało co najmniej:

• kto składa wniosek (imię i nazwisko pracownika ubiegającego się o zdalną pracę okazjonalną),
• do kogo wniosek jest kierowany (pracodawca lub osoba upoważniona przez pracodawcę do decydowania w jego imieniu o zgodzie lub jej braku),
• w jakiej dacie praca zdalna ma być świadczona,
• w jakim miejscu będzie wykonywana (okazjonalna praca zdalna top nadal praca zdalna, a więc miejsce jej świadczenia musi zostać wskazane przez pracownika i uzgodnione z pracodawcą).

Wniosek nie musi być uzasadniony, choć składający go pracownik może to zrobić wskazując powody, dla których go składa. Takie uzasadnienie może w praktyce pomóc w uzyskaniu zgody pracodawcy, lecz – co istotne – musi być dobrowolne (pracodawca nie może go od pracownika wymagać). Wniosek nie wymaga także żadnych załączników, choć pracownik może je dołączyć, jeśli chce.

Nowelizacja nie określa w jakim terminie pracownik powinien złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną. Zatem można go złożyć z kilkudniowym a nawet z kilkutygodniowym wyprzedzeniem. Nic nie stoi także na przeszkodzie, aby taki wniosek złożyć z dnia na dzień w przypadku zdarzeń nieprzewidzianych jak np. choroba dziecka. Choć w zależności od okoliczności, taki wniosek „z dnia na dzień” może być po prostu niemożliwy do akceptacji ze względów organizacyjnych (np. zostanie wysłany po godzinach pracy firmy, albo pracownik nie będzie miał narzędzi koniecznych do pracy „z domu” od następnego dnia).

Może pojawić się też pytanie, czy pracownik może złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną jako wniosek generalny z zastrzeżeniem, że każdorazowy termin takiej pracy będzie ustalany przez strony? Przepisy projektowanej nowelizacji nie rozstrzygają tego. Wydaje się więc – skoro nowelizacja milczy w tym zakresie – że będzie to teoretycznie możliwe. Choć dyskusyjne. W praktyce więc lepiej stosować każdorazowy wniosek ze wskazaniem konkretnej daty, w jakiej okazjonalna praca zdalna miałaby przypadać.

Oprócz zatrudnienia do pracy zdalnej oraz sporadycznej pracy zdalnej, nowelizacja przewiduje także zmianę dotychczasowego sposobu wykonywania pracy z tradycyjnej na zdalną. Taka zmiana będzie możliwa w każdym momencie, na wniosek pracownika, ale także z inicjatywy pracodawcy (w tym przypadku jak się zdaje wniosek pracownika zastąpi propozycja pracodawcy zaakceptowana przez zatrudnionego).

Poza przypadkami, gdy wniosek pracownika o pracę zdalną jest wiążący (wskazujemy je dalej) – pracodawca będzie mógł całkowicie swobodnie podjąć decyzję dotyczącą pracy zdalnej. Nie będzie więc musiał zgadzać się na nią, nawet wówczas, gdy rodzaj pracy będzie umożliwiał pracę na odległość, a pracownik będzie posiadał konieczne umiejętności oraz warunki lokalowe do takiej pracy.

Jeśli to pracownik jest inicjatorem zmiany dotychczasowego sposobu świadczenia pracy i proponuje pracę zdalną, musi w tym celu złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej. Podobnie jak w przypadku wniosku o okazjonalną pracę zdalną, projektowana nowelizacja nie określa ani wzoru wniosku, ani jego obowiązkowej treści ani także terminów jego złożenia.

Uzasadnienie nie jest obowiązkowe, lecz w praktyce może pomóc w uzyskaniu akceptacji wniosku. Wniosek nie wymaga także żadnych załączników, a pracownik może je dołączyć, jeśli chce.

Każda umowa o pracę powinna określać miejsce pracy pracownika. Pracownik, który do tej pory pracował np. w siedzibie firmy, i który „przechodzi” na pracę zdalną wykonywaną z domu w praktyce zmienia miejsce pracy. Co do zasady taka zmiana wymaga dokonania zmian w umowie o pracę. Jednak w tym zakresie resort pracy jest innego zdania wyjaśniając, że projektowane przepisy o pracy zdalnej stanowią regulację szczególną wobec kodeksowych zasad dotyczących treści umów o pracę, a uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej powinno zawierać m.in. także miejsce świadczenia pracy.

Na podstawie z art. 67¹⁹ projektu ustawy wykonywanie pracy zdalnej będzie wymagało co do zasady uzgodnienia między stronami umowy o pracę. Takie uzgodnienie będzie mogło nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Uzgodnienie dotyczące zmiany formy pracy z typowej na pracę zdalną będzie mogło być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej, z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika. Warto zaznaczyć, iż przepis ten ustanawia wyjątek od regulacji zawartej w art. 29 § 4 K.p., zgodnie z którą zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. W przypadku uzgodnienia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia ma bowiem miejsce modyfikacja istotnego składnika umowy o pracę, jakim jest miejsce wykonywania pracy. W praktyce zakres takiego uzgodnienia powinien obejmować sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa, czy też całkowita, jak również miejsce świadczenia pracy zdalnej.

W przypadku, gdy z inicjatywną zamiany wychodzi pracownik składając stosowny wniosek, pracodawca co do zasady nie będzie musiał go akceptować. Jednak w niektórych przypadkach wniosek pracownika będzie wiązał zatrudniającego, a odmowa wyrażenia zgody będzie dopuszczalna jedynie wyjątkowo.

W przypadkach, gdy uwzględnienie wniosku będzie obligatoryjne, pracodawca będzie mógł odmówić jego uwzględnienia tylko wyjątkowo – gdy nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca będzie musiał poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Również w tym przypadku przepisy nie regulują treści wniosku pracownika. W większości powinien on zawierać te same dane, co wniosek o stałą pracę zdalną nieobligatoryjną (czyli te, które wskazano w przypadku 3).

Przepisy nie wspominają o konieczności udokumentowania okoliczności, w których wniosek o pracę zdalną staje się wiążący (np. ciąża pracownicy, fakt wychowywania dziecka do lat 4, czy niepełnosprawność członka najbliższej rodziny). Mimo to wydaje się, że w tym przypadku udokumentowanie uprawnienia leży w interesie pracownika i pracownik powinien okazać pracodawcy dokumenty, na podstawie których składa wiążący wniosek o pracę zdalną.

A zatem jak się wydaje, uprawniony pracownik powinien okazać pracodawcy dokumenty, na podstawie których składa taki wniosek (np. zaświadczenie na podstawie ustawy „Za życiem”).

Jeśli praca zdalna została ustalona w czasie trwania stosunku pracy, każda ze stron umowy o pracę będzie mogła wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o przywrócenie pracy stacjonarnej. Strony będą wówczas musiały ustalić termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia, przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy będzie następowało w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Taki wniosek nie będzie natomiast mógł zostać złożony przez pracodawcę w przypadku obligatoryjnej pracy zdalnej, chyba, że dalsza praca na odległość nie będzie możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Źródło:
Projekt ustawy o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (druk sejmowy nr 2335).