Świadczenie urlopowe – wysokość, składki ZUS i podatek PIT

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą:

• tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych lub
• wypłacać świadczenie urlopowe (art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS).

Ta grupa pracodawców ma zatem do wyboru trzy możliwości:

1)   tworzenie ZFŚS,

2)   wypłacanie świadczenia urlopowego lub

3)   zarazem tworzenie ZFŚS i wypłacanie świadczenia urlopowego,

chociaż w praktyce pracodawcy dokonują zazwyczaj wyboru spośród wariantów 1 i 2.

Przepisów ustawy o ZFŚS nie stosuje się – zarówno w zakresie tworzenia ZFŚS, jak i wypłacania świadczenia urlopowego – w odniesieniu do pracodawców zatrudniających, według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, z wyjątkiem pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, mających obowiązek tworzenia ZFŚS bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników (art. 3 ust. 1–2 ustawy o ZFŚS).

Dokonany przez pracodawcę wybór w sprawie tworzenia (nietworzenia) ZFŚS lub wypłacania (niewypłacania) świadczenia urlopowego powinien zostać odpowiednio sformalizowany.

Pracodawcy nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia ZFŚS i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 3 ust. 3a ZFŚS).

Natomiast u pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników (liczonych w osobach, a nie w pełnych etatach), objętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia ZFŚS i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w układzie zbiorowym pracy.

Jeżeli u takich pracodawców pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia ZFŚS i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania. Wówczas, jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na ZFŚS lub nietworzenia tego funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 3 ust. 3b ZFŚS).

Świadczenie urlopowe pracodawca wypłaca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS). To postanowienie koresponduje z przepisami Kodeksu pracy, w których przyjęto zasadę udzielania urlopu w taki sposób, aby pracownik miał realne możliwości odpoczynku i regeneracji sił.

Należy przywołać tu w pierwszym rzędzie art. 152 § 1 Kodeksu, który stanowi, że pracownikowi, co do zasady, przysługuje prawo do nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. Natomiast w myśl art. 162 Kodeksu pracy, na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Jak wynika z powyższego, unormowania ustawy o ZFŚS nawiązują do wymogu zapewnienia pracownikowi nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego, obejmującego co najmniej 14 dni, co stanowi warunek uzyskania przez pracownika prawa do otrzymania świadczenia urlopowego w danym roku. Innymi słowy, w przypadku, gdy w danym roku kalendarzowym pracownik wykorzystuje urlop wypoczynkowy w częściach, spośród których każda jest krótsza niż 14 dni, nie nabywa prawa do świadczenia urlopowego.

Pracodawca powinien dążyć do zapewnienia pracownikowi przynajmniej jednej części urlopu trwającej nie krócej niż 14 dni. Jednak akceptacja wyraźnego wniosku pracownika o podział urlopu na części, z których żadna nie obejmuje co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, nie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, a zatem jest w praktyce dopuszczalna. Pracownik może bowiem kierować się określonymi względami, które skłaniają go do częstszego korzystania z urlopu, za to w krótszych odcinkach czasu. W takim przypadku jednak nie nabywa prawa do świadczenia urlopowego.

Maksymalną wysokość świadczenia urlopowego na dany rok określa się w odniesieniu do kwoty przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej (dalej „przeciętne wynagrodzenie miesięczne”).

Wysokość odpisu podstawowego oblicza się od kwoty przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Odpis ten wynosi:

• na jednego zatrudnionego – 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej, z tym zastrzeżeniem, iż
• na jednego pracownika młodocianego odpis wynosi w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, a
• na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych, odpis wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Jak wynika z obwieszczenia Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 16 lutego 2024 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2023 r. i w drugim półroczu 2023 r., przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2023 r. wyniosło 6246,13 zł, a w drugim półroczu 2023 r. wyniosło 6.445,71 zł. Zatem w 2024 r. podstawę odpisów na ZFŚS stanowi kwota 6.445,71 zł.

Zakładając, że wysokość świadczenia urlopowego odpowiada wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS, pracodawca może w 2024 r. wypłacać świadczenie urlopowe w następującej wysokości:

Wysokość świadczenia urlopowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika. Zasada ta nie dotyczy jednak pracowników młodocianych.

Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego (art. 3 ust. 5a ustawy o ZFŚS).

Świadczenie urlopowe stanowi podlegający opodatkowaniu przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

W myśl art. 3 ust. 6 ustawy o ZFŚS świadczenie urlopowe nie podlega składce na ubezpieczenia społeczne pracowników. Należy przy tym zaznaczyć, że zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią świadczenia urlopowe – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w ustawie o ZFŚS.

W konsekwencji, świadczenie urlopowe nie podlega również składce na ubezpieczenie zdrowotne (art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

Jak stanowi art. 16 Kodeksu pracy, pracodawca, stosownie do możliwości i warunków, zaspokaja bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników. Konkretyzacją tej zasady w aspekcie zaspokajania potrzeb socjalnych są:

• art. 94 pkt 4 Kodeksu pracy, stanowiący, że pracodawca jest zobowiązany zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników, oraz
• regulacje zawarte w ustawie o ZFŚS.

Zgodnie z definicją zamieszczoną w art. 2 ust. 1 ustawy o ZFŚS działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

W myśl art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS, realizowanych w ramach prowadzonej przez pracodawcę działalności socjalnej, uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS.

Świadczenie urlopowe różni się charakterem od świadczeń z ZFŚS. Przyznając bowiem świadczenie urlopowe, pracodawca nie stosuje kryteriów socjalnych (nie bada sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika). Jedynym warunkiem otrzymania przez pracownika świadczenia urlopowego jest wykorzystanie w danym roku kalendarzowym urlopu wypoczynkowego w wymiarze przynajmniej kolejnych 14 dni. Ponadto, świadczenie urlopowe, w odróżnieniu od świadczeń z ZFŚS, przysługuje wyłącznie pracownikom (nie wypłaca się go emerytom – byłym pracownikom danego pracodawcy).

Niekiedy błędnie utożsamia się świadczenie urlopowe ze świadczeniem nazywanym popularnie „wczasami pod gruszą”. W rzeczywistości jednak zachodzi między nimi istotna różnica. Polega ona na tym, że świadczeń urlopowych nie wypłaca się z utworzonego przez pracodawcę ZFŚS, podczas gdy „wczasy pod gruszą” są finansowane z tego funduszu. Dlatego przy ich przyznawaniu należy stosować kryterium sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby, która takie świadczenie ma otrzymać.

Wypłacanie świadczeń urlopowych jest rozwiązaniem prostszym niż prowadzenie działalności socjalnej na podstawie ZFŚS. Nie uzależnia się go bowiem od indywidualnej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, lecz od spełnienia jedynego wymogu – korzystania przez pracownika z nieprzerwanego 14-dniowego wypoczynku. Zarazem jednak jest to świadczenie, które, ściśle rzecz biorąc, nie należy do zakresu działalności socjalnej pracodawcy, w rozumieniu ustawy o ZFŚS.