Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego tylko wówczas, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy w 2024 roku – procedura, kalkulator, 6 przykładów
Ekwiwalent pieniężny przysługuje pracownikowi w przypadku niewykorzystania urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Oznacza to, że tylko ustanie zatrudnienia uniemożliwiające wybranie urlopu bieżącego bądź zaległego, upoważnia do wypłaty ekwiwalentu. Sprawdź na przykładach liczbowych, jak obliczać ekwiwalent za urlop wypoczynkowy w 2024 roku.
Z komentarza eksperta portalu Płace w firmie dowiesz się:
- Jak obliczać ekwiwalent za urlop wypoczynkowy
- Do czego służy współczynnik urlopowy
- Jak obliczać w praktyce ekwiwalent za urlop wypoczynkowy w 2024 roku – przykłady wynagrodzenia stałego i zmiennego
Pobierz praktyczne narzędzie:
Kalkulator ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy
Przeczytaj także:
Porada: Zmienne składniki wynagrodzenia w podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy
Porada: Obliczanie ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
Porada: Premia w podstawie ekwiwalentowej
Artykuł: Rozliczenia płacowe na przełomie roku kalendarzowego – składki ZUS, podatek PIT, świadczenia
Jak obliczać ekwiwalent za urlop wypoczynkowy
|
Krok 1. |
Podziel sumę miesięcznych wynagrodzeń ustaloną według zasad określonych w ww. rozporządzeniu przez współczynnik urlopowy. |
|
Krok 2. |
Podziel tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika. Zarówno dla pracownika zatrudnionego w pełnym, jak i niepełnym wymiarze czasu pracy w podstawowym systemie czasu pracy, dobowa norma czasu pracy jest taka sama i wynosi 8 godzin. Zatem tę liczbę musisz stosować w obliczeniach. Chodzi tu bowiem o dobową normę czasu pracy, a nie wymiar czasu pracy wynikający z rozkładu czasu pracy. |
|
Krok 3. |
Pomnóż tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego. |
Do czego służy współczynnik urlopowy
Za pomocą współczynnika urlopowego ustala się wysokość ekwiwalentu za 1 dzień urlopu. Używa się go również przy obliczaniu wynagrodzeń, odszkodowań i innych należności przysługujących w wysokości wynagrodzenia za jeden dzień lub wielokrotności wynagrodzenia za jeden dzień.
Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym. Stosuje się go przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. Z tego wynika, że do obliczenia ekwiwalentu stosuje się jeden współczynnik (obojętnie czy chodzi o urlop zaległy czy bieżący) właściwy dla roku, w którym ustaje/wygasa stosunek pracy, a tym samym pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.
Szacuje się go, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.
|
cały etat |
20,92, co wynika z następującego wyliczenia: [366 dni – (52 niedziele + 11 dni świątecznych + 52 dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy)] : 12 = 20,92 |
|
1/4 etatu |
5,23 (1/4 × 20,92) |
|
1/3 etatu |
6,97 (1/3 × 20,92) |
|
1/2 etatu |
10,46 (1/2 × 20,92) |
|
3/4 etatu |
15,69 (3/4 × 20,92) |
Należy pamiętać, że powyższy współczynnik urlopowy stosuje się wyłącznie w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył prawo do urlopu wypoczynkowego, bez względu na to, czy nabyte prawo do ekwiwalentu w danym roku dotyczy urlopu bieżącego – nabytego w tym roku, czy też urlopu zaległego, za rok poprzedni. Decydującym jest data nabycia prawa do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, a nie data nabycia samego prawa do urlopu.
Jak obliczać w praktyce ekwiwalent za urlop wypoczynkowy w 2024 roku – przykłady wynagrodzenia stałego i zmiennego
Przykład
Wynagrodzenie pracownika obejmowało wyłącznie składniki określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (tzw. składniki stałe) – wynagrodzenie zasadnicze i dodatek funkcyjny. W marcu 2024 r. – miesiącu ustania stosunku pracy, będącym zarazem miesiącem nabycia prawa do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy – wspomniane stałe składniki wynagrodzenia, określone w umowie o pracę, wynosiły: wynagrodzenie zasadnicze – 6000 zł; dodatek funkcyjny – 750 zł. Dobowa norma czasu pracy obowiązująca pracownika wynosiła 8 godzin (8 h). Pracownikowi pozostało 6 dni urlopu, których nie wykorzystał w naturze, co odpowiada 48 godzinom (6 dni x 8 h). Pracodawca był zatem zobowiązany do wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu za te dni (godziny) urlopu. W 2024 r. współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu wynosi 20,92. Pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy. Obliczenie należnego pracownikowi ekwiwalentu za urlop przedstawia się następująco:
- (6.000 zł + 750 zł) : 20,92 = 322,66 zł;
- 322,66 zł : 8 godz. = 40,33 zł/godz.;
- 40,33 zł/godz. x 48 godz. = 1.935,84 zł.
Pracownikowi należało wypłacić ekwiwalent za urlop w kwocie 1.935,84 zł.
Przykład
Składnikami wynagrodzenia przedstawiciela handlowego były: wynagrodzenie zasadnicze – 7.000 zł (składnik stały) oraz miesięczna premia prowizyjna, której wysokość była uzależniona od wartości zawartych przez pracownika transakcji (składnik zmienny). Pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy. Dobowa norma czasu pracy obowiązująca pracownika wynosiła 8 godzin. Umowę o pracę z pracownikiem rozwiązano w maju 2024 r. W okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, czyli w lutym, marcu i kwietniu 2024 r., wypłacono pracownikowi premie prowizyjne odpowiednio w kwotach 1.200 zł, 1.800 zł i 1.500 zł. Średnia kwota premii wyniosła zatem 1.500 zł, zgodnie z obliczeniem: (1.200 zł + 1.800 zł + 1.500 zł) : 3 = 1.500 zł. Pracownik miał otrzymać ekwiwalent za 12 dni, czyli 96 godzin urlopu. Ekwiwalent za urlop wyniósł w tym przypadku 4.875,84 zł, co wynika z obliczenia:
- (7.000 zł + 1.500 zł) : 20,92 = 406,31 zł;
- 406,31 zł : 8 godz. = 50,79 zł/godz.;
- 50,79 zł/godz. x 96 godz. = 4.875,84 zł.
Przykład
Umowa o pracę uległa rozwiązaniu w lutym 2024 r. W czasie zatrudnienia pracownik otrzymywał miesięczne wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 7.250 zł oraz premie kwartalne o zmiennej wysokości. W okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, czyli w okresie od lutego 2023 r. do stycznia 2024 r., pracownikowi wypłacono premie:
- w kwietniu 2023 r. (za I kwartał 2023 r.) – 9.000 zł,
- w lipcu 2023 r. (za II kwartał 2023 r.) – 6.000 zł,
- w październiku 2023 r. (za III kwartał 2023 r.) – 7.000 zł i
- w styczniu 2024 r. (za IV kwartał 2023 r.) – 8.000 zł.
Średnia kwota premii wyniosła w związku z tym2500 zł, co wynika z obliczenia: (9.000 zł + 6.000 zł + 7.000 zł + 8.000 zł) : 12 = 2.500 zł.
Dobowa norma czasu pracy obowiązująca pracownika wynosiła 8 godzin (8 h). Pracownikowi przysługiwał ekwiwalent za 9 dni (72 godziny) urlopu. Pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy. Aby ustalić wysokość ekwiwalentu za urlop należało dokonać niżej przedstawionych obliczeń:
- (7.250 zł + 2.500 zł) : 20,92 = 466,06 zł;
- 466,06 zł : 8 godz. = 58,26 zł/godz.;
- 58,26 zł/godz. x 72 godz. = 4.194,72 zł.
Pracownikowi wypłacono ekwiwalent w wysokości 4.194,72 zł.
Przykład
Strony rozwiązały umowę o pracę w czerwcu 2024 r. Pracownik miał prawo otrzymać ekwiwalent za 4 dni (32 godziny) urlopu wypoczynkowego. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika wynosiło 5000 zł miesięcznie. Pracownikowi wypłacono premię miesięczną będącą zmiennym składnikiem wynagrodzenia: w marcu 2024 r. – 200 zł; w kwietniu 2024 r. – 500 zł; w maju 2024 r. – 400 zł, co w sumie daje kwotę 1100 zł. Pracownik nie przepracował całego marca 2024 r., gdyż przez 12 dni był w tym miesiącu niezdolny do pracy z powodu choroby i otrzymał za ten czas zasiłek chorobowy. Skoro pracownik nie przepracował pełnego okresu 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, to wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie należy podzielić przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Liczba dni pracy w ramach normalnego czasu pracy pracownika pełnoetatowego wynosiła: w marcu 2024 r. – 21, w kwietniu 2024 r. – 21, w maju 2024 r. – 20, co w sumie daje 62 dni. W marcu 2024 r. pracownik przepracował w związku z chorobą tylko 9 dni, co wynika z obliczenia: 21 dni - 12 dni = 9 dni. Kwiecień i maj 2024 r. pracownik przepracował w całości. Zatem w omawianych 3 miesiącach pracownik przepracował faktycznie 50 dni. Średnią premię miesięczną obliczamy następująco:
- 1.100 zł : 50 dni = 22 zł/dzień;
- 22 zł/dzień x 62 dni = 1.364 zł;
- 1.364 zł : 3 = 454,67 zł.
W związku z powyższym, podstawę obliczenia ekwiwalentu stanowi kwota 5454,67 zł, będąca sumą kwot 5.000 zł i 454,67 zł. Obliczenie ekwiwalentu przedstawia się następująco:
- 5.454,67 zł : 20,92 = 260,74 zł;
- 260,74 zł : 8 godz. = 32,59 zł/ godz.;
- 32,59 zł/ godz. x 32 godz. = 1.042,88 zł.
Ekwiwalent za urlop wynosi 1.042,88 zł.
Przykład
Wynagrodzenie pracownika obejmowało tylko jeden składnik – miesięczne wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 6900 zł. Pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy. Z uwagi na zaliczenie go do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, dobowa norma czasu pracy obowiązująca pracownika wynosiła 7 godzin. Pracownikowi należało wypłacić ekwiwalent za 5 dni urlopu wypoczynkowego.
W analizowanym przypadku, zważywszy na normę dobową wynoszącą 7 godzin, 5 dni urlopu odpowiadało 35 godzinom (5 dni x 7 godzin = 35 godzin). W związku z rozwiązaniem umowy o pracę w 2024 r., należny pracownikowi ekwiwalent za urlop wypoczynkowy wyniósł 1649,20 zł, co wynika z obliczenia:
- 6.900 zł : 20,92 = 329,83 zł;
- 329,83 zł : 7 godz. = 47,12 zł/ godz.;
47,12 zł/godz. x 35 godz. = 1.649,20 zł.
Przykład
Miesięczne wynagrodzenie pracownika obejmowało płacę zasadniczą – 3000 zł i dodatek stażowy – 600 zł (składniki stałe). W związku z rozwiązaniem umowy o pracę w 2024 r., pracodawca miał obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent za 2 dni (16 h) urlopu wypoczynkowego. Pracownik był zatrudniony w wymiarze 1/3 etatu. Skoro pracownik był zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika służącego do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu należało obniżyć proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika. Zatem należało zastosować współczynnik 6,97 (20,92 x 1/3 = 6,97). Dobowa norma czasu pracy obowiązująca pracownika wynosiła 8 godzin (8 godz.). Kwotę ekwiwalentu za urlop należało obliczyć następująco:
- (3.000 zł + 600 zł) : 6,97 = 516,50 zł;
- 516,50 zł : 8 godz. = 64,56 zł/ godz.;
- 64,56 zł/ godz. x 16 godz. = 1.032,96 zł.
Pracownikowi przysługiwał ekwiwalent za urlop w kwocie 1.032,96 zł.
Podstawa prawna:
- Art. 171 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.).
- § 14, § 15, § 16, § 17, § 18, § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).
Podobne artykuły
Zobacz również
Aktualny numer Pokaż listę wydań »
Numer 275 Maj 2024 r.
Dostępny w wersji elektronicznej
Redaktor Portalu
Zapisz się na newsletter
