Zatrudnianie Ukraińców – zmiany w prawie, odpowiedzi na pytania

Data 4 marca 2024 r. pokrywa się z zakończeniem przedłużonego okresu, w jakim państwa członkowskie Unii Europejskiej zapewniają obywatelom Ukrainy ochronę czasową.

Zmiany w ustawie o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa

Zmiany zostaną także wprowadzone w przepisach przeciwdziałających popadaniu przez obywateli Ukrainy w nielegalny pobyt oraz wspierających legalizację ich pobytu na terytorium Polski. Analogicznemu wydłużeniu do 4 marca 2024 r. ulegną okresy, w których:

• przedłużeniu z mocy prawa podlegają okresy pobytu i okresy ważności wiz krajowych obywateli Ukrainy;
• przedłużeniu z mocy prawa podlegają okresy ważności zezwoleń na pobyt czasowy obywateli Ukrainy;
• przedłużeniu z mocy prawa podlegają terminy na opuszczenie przez obywateli Ukrainy terytorium Polski (na podstawie art. 299 ust. 6 ustawy z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach);
• przedłużeniu z mocy prawa podlegają terminy dobrowolnego powrotu (obecnie terminy dobrowolnego wyjazdu) określone w wydanych obywatelom Ukrainy decyzjach o zobowiązaniu cudzoziemca do powrotu (na podstawie art. 315 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach);
• przedłużenia z mocy prawa podlegają okresy ważności kart pobytu, polskich dokumentów tożsamości cudzoziemca oraz dokumentów „zgoda na pobyt tolerowany” wydanych obywatelom Ukrainy;
• pobyt obywateli Ukrainy na terytorium Polski jest uznawany za legalny w związku z zakończeniem okresu dopuszczalnego pobytu krótkoterminowego (na podstawie wizy Schengen wydanej przez organ polski, na podstawie wizy wydanej przez inne państwo obszaru Schengen, na podstawie dokumentu pobytowego wydanego przez właściwy organ innego państwa obszaru Schengen lub w ramach ruchu bezwizowego);
• wobec obywateli Ukrainy nie stosuje się w postępowaniach w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy w celu prowadzenia działalności gospodarczej określonego w art. 142 ust. 1 pkt 3 ustawy o cudzoziemcach wymogu związanego z wielkością i jakością prowadzonej działalności gospodarczej, jeżeli prowadzą oni działalność gospodarczą na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
• stosuje się przepis art. 42a ust. 1 ustawy specjalnej ustanawiający subsydiarną podstawę materialnoprawną udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy obywatelom Ukrainy;
• można nie wszczynać lub umarzać wszczęte postępowania w sprawie zobowiązania cudzoziemca do powrotu wobec obywateli Ukrainy.

Tzw. specustawa o pomocy obywatelom Ukrainy (art. 22) nie ogranicza możliwości podjęcia zatrudnienia do konkretnego stosunku prawnego. Oznacza to, że dopuszczalne jest zatrudnienie na podstawie wszystkich dostępnych rodzajów umów.

Każdy przebywający w Polsce legalnie obywatel Ukrainy, zarówno taki, który przybył do Polski po 24 lutego 2022 r., jak i tak, który był tu już wcześniej na podstawie innego tytułu pobytowego niż specustawa, jest uprawniony do podjęcia pracy w Polsce w uproszczonym trybie ze specustawy.

Art. 22 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa dla legalizacji pracy wymaga spełnienia dwóch warunków:

1. legalny pobyt na terenie Polski (niezależnie od tytułu);
2. zawiadomienie przez podmiot powierzający pracę powiatowego urzędu pracy o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi w terminie 14 dni od dnia podjęcia tej pracy.

Ustawa nie ogranicza możliwości podjęcia zatrudnienia do konkretnego stosunku prawnego. Oznacza to, że dopuszczalne jest zatrudnienie na podstawie wszystkich dostępnych rodzajów umów, w tym w szczególności na podstawie:

• · umowy o pracę – na okres próbny, czas określony, czas nieokreślony;
• · umowy o świadczenie usług (umowy zlecenia);
• · umowy o dzieło.

We wszystkich tych przypadkach dochodzi do powierzenia pracy, zatem wszystkie są dopuszczalne na takich zasadach, jak dla polskich pracowników.

Pytanie: Chcemy zatrudnić cudzoziemca, obywatela Ukrainy, który nie posiada wydanego przez wojewodę czasowego/stałego pozwolenia na pobyt/pracę. Chcemy go zatrudnić poprzez zgłoszenie do UP – powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy. Do kiedy przepisy umożliwiają zatrudnianie na podstawie powiadomienia? Jak długo pracownik cudzoziemiec może pracować na podstawie takiego powiadomienia?

Każdy obywatel Ukrainy zdecydowany w Polsce na dłuższy pobyt może też złożyć wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa obywatel Ukrainy jest uprawniony do wykonywania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w okresie pobytu zgodnego z obowiązującymi przepisami, w przypadku gdy:

1. jego pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uznaje się za legalny na podstawie przepisów tej ustawy lub
2. jest obywatelem Ukrainy przebywającym legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej

- jeżeli podmiot powierzający wykonywanie pracy powiadomi w terminie 14 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy powiatowy urząd pracy właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu o powierzeniu wykonywania pracy temu obywatelowi, a praca jest powierzana w wymiarze czasu pracy nie niższym niż wskazany w powiadomieniu lub liczbie godzin nie mniejszej niż wskazana w powiadomieniu oraz za wynagrodzeniem nie niższym niż ustalone według stawki określonej w powiadomieniu, proporcjonalnie zwiększonym w przypadku podwyższenia wymiaru czasu pracy lub liczby godzin pracy.

Praca na podstawie powiadomienia w PUP nie ma ograniczenia czasowego – umowę można zawrzeć na dowolny okres, przy czym na legalność zatrudnienia wpływ ma legalny pobyt, a ten na podstawie specustawy jest możliwy aktualnie do 4 marca 2024 r.

Karolina Kołakowska

Podstawa prawna

• Art. 12 ustawy z 14 kwietnia 2023 r. o zmianie nazwy uczelni służb państwowych nadzorowanej przez Ministra Sprawiedliwości i o zmianie ustawy o Służbie Więziennej oraz niektórych innych ustaw.
• Art. 22 ust. 1 ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r., poz. 103).

Pytanie: Zawarliśmy umowę zlecenia z Ukraińcem, który ubiega się o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy zadeklarowaliśmy, że zleceniobiorca będzie pracował według stawki 22,80 zł/godz. i 40 godz. tygodniowo. Według tych stawek jego wynagrodzenie będzie wyższe od minimalnego wynagrodzenia, czyli zgodne z obowiązującymi przepisami dotyczącymi wynagrodzenia cudzoziemców. Co w przypadku, jeśli zleceniobiorca zachoruje lub wyjedzie do rodziny na Ukrainę i z wypracowanych godzin nie osiągnie minimalnego wynagrodzenia? Czy jako zleceniodawca musimy dokumentować jego absencję i fakt wypracowania mniejszej liczby godzin?

W pytaniu jednak przedstawiono jednak stan faktyczny – wątpliwości dotyczą sytuacji spowodowanych okolicznościami leżącymi po stronie cudzoziemca (choroba, potrzeba przerwy w pracy). Zatem to nie podmiot powierzający jest inicjatorem takiej zmiany. W tej sytuacji, po pierwsze nie dochodzi do utraty zatrudnienia ani przerwy w zatrudnieniu, ponieważ zawarta umowa dalej obowiązuje. Strony umawiają się po prostu, że w określonym okresie zawieszają wykonywanie obowiązków z niej wynikających – świadczenia pracy w określonym wymiarze i zapłaty wynagrodzenia. Nie ustaje cel, dla jakiego wydano zezwolenie. Nie dochodzi też do obniżenia wynagrodzenia.

W mojej ocenie nie zachodzą zatem przesłanki do uchylenia zezwolenia na pracę i pobytu i takie rozwiązanie jest dopuszczalne. Trzeba jednak zadbać o to, żeby podmiot powierzający miał udokumentowane okoliczności związane z taką absencją – po pierwsze powinien mieć pisemny wniosek o zawieszenie wykonywania umowy w określonym okresie, po drugie – cudzoziemiec powinien przekazać np. kserokopie stron z paszportu potwierdzające, że w tym czasie nie było go w Polsce, zaświadczenie od lekarza o chorobie, itp.

Karolina Kołakowska

Podstawa prawna

• Art. 98 ust. 2, art. 118  ustawy z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r., poz. 519).

Pytanie: Agencja Pracy Tymczasowej zatrudnia na umowę zlecenia obywateli z Ukrainy, których pobyt w Polsce jest uznany za legalny na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa. Zatrudniamy również obywateli Ukrainy, którzy na dzień wybuchu wojny przebywali legalnie w Polsce. Zatrudnione na umowę zlecenie osoby do 26. roku życia przedkładają nam zaświadczenia z uczelni/szkół z Ukrainy, w których jest zapis potwierdzający, że dana osoba faktycznie jest studentem lub uczniem. Są to zaświadczenia z różnych uczelni, a nauka odbywa się w trybie zaocznym, jak również zaświadczenia, że nauka odbywa się w trybie dziennym. Zleceniobiorcy będący uczniami/ studentami do 26. roku życia wyjaśniają nam, że w uczelniach na Ukrainie nauka odbywa się za pośrednictwem platform internetowych gdzie są umieszczane materiały z zajęć i dostęp do nich mają przez 24 godziny na dobę i dzięki takim rozwiązaniom mogą bez przeszkód wykonywać powierzoną pracę. Czy możemy honorować zaświadczenia z uczelni/szkół z Ukrainy, a co za tym idzie nie zgłaszać ich do obowiązkowego ubezpieczenia społecznego i ubezpieczenia zdrowotnego. Nie wiemy, jak faktycznie mamy postąpić mając na uwadze art. 45.1 w/w ustawy, która daje możliwość obywatelom Ukrainy kontynuowania nauki w Polsce. Wpłynęło do nas również zaświadczenie od zleceniobiorcy do 26. roku życia, że jest studentem na Ukrainie. Jest to forma dzienna kształcenia, ale w okresie od grudnia 2022 roku do 31 sierpnia 2023 r. przebywa na urlopie akademickim. Proszę o udzielenie informacji, czy w tym przypadku także nie mamy obowiązku zgłaszania do ZUS tego zleceniobiorcy.

Zgodnie z umową pomiędzy Rzecząpospolitą Polską a Ukrainą o zabezpieczeniu społecznym, zatrudnienie studenta z Ukrainy na umowę zlecenie podlega polskim regulacjom prawnym.

W konsekwencji studenta Ukraińca, który udowodni posiadanie statusu studenta i nie ukończył 26. roku życia, nie należy zgłaszać do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS. Co za tym idzie za taką osobę nie deklaruje się i nie opłaca obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne.

W momencie ukończenia 26. roku życia lub utracenia statusu studenta zleceniodawca powinien zgłosić zleceniobiorcę – obywatela Ukrainy do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, od dnia zaistnienia wydarzenia skutkującego utratą zwolnienia z opłacania składek.

Moim zdaniem dla zwolnienia z obowiązku zgłaszania zleceniobiorcy do ukończenia 26. roku życia do ZUS wystarczającym będą zaświadczenia z uczelni/ szkoły z Ukrainy. Dodatkowo najlepszym rozwiązaniem byłoby pobranie od takiego studenta/ucznia oświadczenia w tym zakresie lub legitymacji, jeśli taką posiada. Moim zdaniem również dokumenty, o których mowa, powinny być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego.

Odnosząc się do kwestii urlopu akademickiego, to moim zdaniem, jeśli osoba studiująca w okresie udzielonego jej zgodnie z regulaminem uczelni urlopu zachowuje status studenta, to nie podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu wykonywania umowy zlecenia. W przypadku osoby studiującej na terytorium Ukrainy w takim przypadku może również się okazać kluczowe zaświadczenie, czy osoba taka zgodnie z regulaminem uczelni, podczas urlopu akademickiego zachowuje status studenta.

Jakub Pioterek

Podstawa prawna

• Art. 5 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r. poz. 2561).
• Art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4, oraz ust. 4 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r. poz. 1009).

Pytanie: Zatrudniliśmy w zakładzie na umowę o pracę obywatela Ukrainy, który posiada Kartę na pobyt stały z pozwoleniem na pracę oraz miejscem zamieszkania. Czy taki pracownik ma obowiązek przedstawić u pracodawcy Zaświadczenie CFR-1 – certyfikat rezydencji wystawiony przez urząd skarbowy?

Certyfikat rezydencji to zaświadczenie o miejscu zamieszkania podatnika do celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania podatnika.

Kwestię wpływu posiadania zezwolenia na pobyt czasowy (karty pobytu) na konieczność przedstawienia certyfikatu rezydencji podatkowej analizował Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 5 lipca 2017 r. (nr 0113-KDIPT2-2.4011.46.2017.2.KR). W interpretacji przypomniano, że w myśl art. 3 ust. 1 ustawy o PIT osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy). Zgodnie z art. 3 ust. 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która:

• posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
• przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

W myśl art. 3 ust. 2a ww. ustawy osoby fizyczne, jeżeli nie mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej miejsca zamieszkania, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów (przychodów) osiąganych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (ograniczony obowiązek podatkowy).

Ustalenie miejsca zamieszkania podatnika decyduje o zakresie ciążącego na nim obowiązku podatkowego. Inaczej mówiąc, od miejsca zamieszkania zależy czy podatnik podlega nieograniczonemu, czy ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce. Nieograniczonym obowiązkiem podatkowym objęci są podatnicy, którzy w Polsce mają miejsce zamieszkania. Podlegają oni obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów. Natomiast, jeśli podatnik będzie miał miejsce zamieszkania za granicą, to w Polsce będzie płacił podatek tylko od dochodów (przychodów) uzyskanych w danym roku podatkowym w Polsce (ograniczony obowiązek podatkowy).

Dalej w interpretacji podkreślono, że uzyskanie karty pobytu stałego bądź czasowego nie jest okolicznością mogącą decydować o umiejscowieniu centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych), będącego jednym z elementów składających się na zakres pojęcia miejsca zamieszkania. Posiadanie karty pobytu stałego bądź czasowego nie potwierdza zamieszkania do celów podatkowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zatem również w przypadku cudzoziemców, którzy legitymują się kartą pobytu potrzebne jest potwierdzenie rezydencji podatkowej.

Karolina Kołakowska

Podstawa prawna

• Art. 3, art. 5a pkt 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r. poz. 2647).

Pytanie: Pracownikowi z Ukrainy kończy się w lipcu wiza krajowa typu D. Jest kierowcą międzynarodowym. Od 2021 roku oczekuje na kartę pobytu. Proszę o informację, w jaki sposób możemy nadal zatrudniać obecnie kierowcę z Ukrainy, któremu kończy się wiza w lipcu, a program wydawania wiz dla kierowców nie został przedłożony po 30 marca 2023 r.?

Jeżeli wskazany kierowca posiada w paszporcie wstepmlowane potwierdzenie złożenia wniosku o pobyt czasowy, wówczas do momentu wydania decyzji ostatecznej ma on prawo pobytu w Polsce i może wykonywać pracę. Jednakże w takim wypadku należy wystąpić o zezwolenie na pracę.

Michał Culepa

Podstawa prawna

• Art. 108 ust. 1 ustawy z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 519 ze zm.).
• Art. 87 pkt 12 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r. poz. 690 ze zm.).

Pytanie: Zatrudniając cudzoziemca powinniśmy przedstawić mu tłumaczenie umowy o pracę/ zlecenie na język dla niego zrozumiały. Czy tłumaczenie wzoru umowy powinno być przysięgłe, czy wystarczy zwykłe tłumaczenie? Pracującym u nas Białorusinom, Ukraińcom itp. przestawiamy tłumaczenie na język rosyjski, ponieważ się nim posługują. Czy w tej sytuacji lepiej, żebyśmy pobierali od nich np. oświadczenie że ten język jest dla nich zrozumiały? Jeżeli tak, to w jakim języku powinno być sporządzone oświadczenie?

Zatrudnienie cudzoziemca. Co do zasady zatrudnienie cudzoziemca wymaga uzyskania dla niego zezwolenia na pracę. Wyjątkowo niektórych cudzoziemców można zatrudnić na podstawie oświadczenia do PUP (np. obywateli Białorusi), na podstawie powiadomienia do PUP (czasowo obywateli Ukrainy legalnie przebywających w Polsce), a w niektórych przypadkach nawet i bez wspomnianych oświadczeń czy powiadomień (np. dotyczy to absolwentów polskich szkół ponadgimnazjalnych, czy obcokrajowców posiadających ważną wizę Poland. Business Harbour).

Język dokumentów. Zasadą jest, że na terytorium Polski językiem urzędowym jest język polski. Oprócz spraw „urzędowych” jest on również podstawowym i obowiązkowym językiem m.in. dla celów związanych z zatrudnianiem pracowników w przypadku, gdy:

• osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w chwili zawarcia umowy oraz
• umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Zasadę tą stosuje się do dokumentów i informacji, których obowiązek sporządzenia lub podania wynika z odrębnych przepisów (np. informacja o warunkach zatrudnienia – art. 7 ust. 3 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim). Przy czym dokumenty te mogą być jednocześnie sporządzone w wersji lub wersjach obcojęzycznych. Umowa o pracę lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy, mogą być sporządzone w języku obcym (tj. języku ojczystym lub innym zrozumiałym, którym się posługuje) na wniosek osoby świadczącej pracę lub konsumenta, władających tym językiem, niebędących obywatelami polskimi, pouczonych uprzednio o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku polskim. Przepisy nie wymagają przy tym, aby tłumaczenie było dokonywane przez tłumacza przysięgłego. 

W przypadku zatrudnienia cudzoziemca, od którego jest wymagane posiadanie zezwolenia na pracę, pracodawca jest zobowiązany do zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej oraz przedstawienia cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy jej tłumaczenia na język zrozumiały dla cudzoziemca (art. 88h ust. 1 pkt. 3 ustawy z 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy). Podobnie w przypadku powierzenia pracy cudzoziemcowi zwolnionemu z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, gdy podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi ma siedzibę, miejsce zamieszkania, oddział, zakład lub inną formę zorganizowanej działalności na terytorium Polski, jest obowiązany do zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej. Przed podpisaniem umowy podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest obowiązany do przedstawienia cudzoziemcowi tłumaczenia umowy na język dla niego zrozumiały (art. 90d ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy). Tłumaczenie umowy nie musi być przysięgłe. Wystarczy, że język jest zrozumiały dla cudzoziemca. W mojej ocenie pracodawca nie musi pobierać od pracownika oświadczenia, że jest to język dla niego zrozumiały.

Katarzyna Wrońska–Zblewska

Podstawa prawna

• Art. 7 ust. 1 i ust. 3, art. 8 ust. 1–1b ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim (tekst jedn.: z 2021 r. poz. 672).
• Art. 88h ust. 1 pkt 3, art. 90d ustawy z 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r., poz. 735).

Pytanie: W dniu 21.03.2022 roku zawarliśmy z obywatelem Ukrainy umowę zlecenia na okres od 21.03.2022 roku do 30.04.2022 roku. Jest to osoba, która po 24.02.2022 roku przekroczyła granice ukraińsko-polską. Został również nadany tej osobie numer PESEL w Urzędzie Miasta. Zakres wykonywanych prac przez zleceniobiorcę to pomoc w wypełnianiu dokumentów przez innych obywateli Ukrainy przy składaniu wniosku o nadanie numeru PESEL oraz pomoc polegająca na porozumiewaniu się pracowników Urzędu Miasta z obywatelami Ukrainy. Osoba za ww. usługę otrzymuje 24,00 zł brutto za 1 godz.. Zleceniobiorca nigdzie indziej nie jest zatrudniony. Proszę o informację jak rozliczyć tę umowę zlecenia w zakresie składkowo-podatkowym. Czy potraktować zleceniobiorcę jako nierezydenta, który przebywa na terenie Polski do 183 dni i od uzyskanych przychodów pobrać tylko 20% zryczałtowanego podatek, bez odliczania kosztów uzyskania przychodów. Natomiast składkowo patrzymy, iż jest to obywatel spoza UE i posiada jedyny tytuł stanowiący podstawę ubezpieczenia i pobieramy obowiązkowo składkę emerytalną, rentową i dobrowolnie chorobową oraz składkę zdrowotną. Kiedy należy wystawić informację IFT-1/IFT-1R?

Fakt wejścia w życie od 1 stycznia 2022 r. nowelizacji ustawy o cudzoziemcach oraz specustawy ukraińskiej wydanej po wybuchu wojny nie zmienił zasad rozliczania podatku dochodowego od osób fizycznych ani zasad naliczania składek ZUS.

Podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu zawarcia umowy zlecenia. Jeśli ubezpieczony – cudzoziemiec nie posiada certyfikatu rezydencji (trudno o ten dokument uciekając w pośpiechu przed wojną) podatek z tytułu zawarcia umowy zlecenia musi rozliczyć w Polsce. W takiej sytuacji należy ustalić w którym kraju cudzoziemka ma stałe miejsce zamieszkania (zaleca się pobranie oświadczenia o tym, że na dzień złożenia oświadczenia i w okresie współpracy z zleceniodawcą centrum interesów osobistych lub gospodarczych mieści się w Ukrainie).

Jeśli zleceniodawca ustali, że centrum życiowe takiej osoby mieści się w Ukrainie istotnym będzie jak długo Ukrainka będzie przebywała w Polsce.

Jeśli pobyt Ukrainki, o której mowa w pytaniu, w danym roku podatkowym będzie trwał 183 dni lub krócej, płatnik powinien pobrać 20% zryczałtowany podatek i wpłacić do urzędu skarbowego w terminie do 20. dnia następnego miesiąca. Ponadto jego obowiązkiem będzie:

• złożenie do końca stycznia w urzędzie skarbowym PIT-8AR,
• złożenie d końca lutego urzędowi skarbowemu w sprawach opodatkowania osób zagranicznych oraz podatnikowi informacji IFT-1R,
• obywatelka Ukrainy nie będzie musiała składać w Polsce zeznania PIT.

Jeśli pobyt Ukrainki, o której mowa w pytaniu w danym roku podatkowym, będzie trwał dłużej niż 183 dni, płatnik jest obowiązany do 183. dnia pobytu na terytorium Polski pobierać 20% zryczałtowany podatek, a po przekroczeniu 183. dnia pobierać zaliczki na podatek dochodowy na zasadach ogólnych. W obu przypadkach podatek należy przekazać do 20. dnia następnego miesiąca do urzędu skarbowego. Ponadto obowiązkiem płatnika będzie:

• złożenie do końca lutego urzędowi skarbowemu w sprawach opodatkowania osób zagranicznych oraz podatnikowi informacji IFT-1R za okres pobytu zleceniobiorcy do 183 dni,
• wystawienie PIT-11 za okres od momentu, gdy powstał obowiązek poboru zaliczki podatkowej, czyli powyżej 183 dni
• złożenie w urzędzie skarbowym PIT-8AR, gdzie wykaże przychody opodatkowane 20% ryczałtem,
• przekazanie informacji rocznej PIT-4R, gdzie wykaże przychody opodatkowane na zasadach ogólnych,
• ponadto obywatelka Ukrainy będzie musiała złożyć w Polsce zeznanie PIT.

Zgłoszenie do ubezpieczeń i składki ZUS. Ukrainka, o której mowa w pytaniu, nie posiada innych tytułów do ubezpieczeń społecznych (tzn., że nie jest nigdzie indziej zatrudniona czy to na podstawie umowy zlecenia czy umowy o pracę). Dlatego należy zgłosić ją w ZUS do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych (emerytalnego i rentowych, wypadkowego) oraz do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego z kodem tytułu ubezpieczenia zaczynającym się od cyfr 04 11 xx. Dodatkowo osoba ta może na zasadzie dobrowolności przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

W związku z powyższym za ta osobę trzeba będzie deklarować składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz zdrowotne (ewentualnie chorobowe) od uzyskanych przychodów. Podstawę wymiaru składek oraz składki należy deklarować na deklaracji ZUS RCA.

Jakub Pioterek

Podstawa prawna

• Art. 29 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2021 r. poz. 1128).
• Art. 6 ust 1 pkt 4 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2021 r. poz. 423).

Pytanie: Proszę o udzielenie informacji czy specustawa odnośnie obywateli Ukrainy obejmuje też osoby przebywające w Polsce przed 24.02.2022 r. ? Czy tylko te, które przekroczyły granicę Polski z powodu działań wojennych na Ukrainie? Czy obywatelom Ukrainy przebywającym w Polsce przed 24.02.2022 r. należy składać wnioski o zezwolenia o pracę lub wpis do ewidencji oświadczeń?

Każdy przebywający w Polsce legalnie obywatel Ukrainy, zarówno taki, który przybył do Polski po 24 lutego 2022 r., jak i tak, który był tu już wcześniej na podstawie innego tytułu pobytowego niż specustawa, jest uprawniony do podjęcia pracy w Polsce w uproszczonym trybie ze specustawy.

Art. 22 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa dla legalizacji pracy wymaga spełnienia dwóch warunków:

1. legalny pobyt na terenie Polski (niezależnie od tytułu);
2. zawiadomienie przez podmiot powierzający pracę powiatowego urzędu pracy o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi w terminie 14 dni od dnia podjęcia tej pracy.

W konsekwencji, pracodawca, który zweryfikuje, że pobyt obywatela Ukrainy, który przyjechał do Polski przed 24 lutego br., jest legalny, może go zatrudnić bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę czy rejestrowania oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Wystarczy zawiadomienie PUP w terminie opisanym wyżej, przez portal praca.gov.pl

Karolina Kołakowska

Podstawa prawna

• Art. 22 ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz.U. z 2022 r., poz. 582).

Pytanie: Urząd gminy chce zatrudnić w ramach robót publicznych kilku uchodźców z Ukrainy. Jakich obowiązków ze strony pracodawcy należy dopełnić? Osoby zostaną wytypowane przez Urząd Pracy, z którym gmina będzie miała podpisana umowę. Jakim potrąceniom podlega takie wynagrodzenie? Czy wynagrodzenie zasadnicze pomniejszane będzie tylko o zryczałtowany podatek? Jakie dokumenty należy zgromadzić ze strony płacowej, aby wszystkie formalności zostały spełnione? Czy umowa zlecenia powinna zostać sporządzona w dwóch językach? Czy takie wynagrodzenie podlega takim samym potrąceniom jak w przypadku umowy o pracę?

 W przypadku osób będących obywatelami Ukrainy, którzy przybyli do Polski w związku z wojną, przepisy specustawy przewidują możliwość zatrudniania tych osób bez konieczności posiadania zezwoleń lub innych dokumentów pozwalających na pracę, o ile ich pobyt został zarejestrowany i uznany za legalny przez 18 miesięcy. W takim wypadku podmiot zatrudniający ma obowiązek jedynie powiadomić w terminie 14 dni od daty zatrudnienia, właściwy powiatowy urząd pracy. Prawo do wykonywania pracy oznacza, że osoby te są traktowane w zakresie zatrudnienia tak samo jak obywatele polscy. W zakresie ubezpieczeń społecznych jeżeli osoby te będą zatrudnione na podstawie umów zleceń, będą one ubezpieczone na zasadach ogólnych, tzn. powinny zostać zgłoszone do obowiązkowego ubezpieczenia emerytalnego, rentowego, wypadkowego i zdrowotnego (ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne – stąd muszą złożyć stosowny wniosek). 

Jeżeli chodzi o język umowy, to ustawa o języku polskim przewiduje obowiązek stosowania języka polskiego w umowach z zakresu prawa pracy oraz zawieranych z konsumentami. Jeżeli zatrudniony ma być na podstawie umowy zlecenia, w tym zakresie ustawa o języku polskim nie ma zastosowania, gdyż mamy do czynienia ze stosunkiem cywilnoprawnych. W tym wypadku umowa może być sporządzona w dowolnym języku, byleby była zrozumiała przez obie strony umowy – w przeciwnym wypadku w razie problemów związanych z barierą językową, postanowienia umowy mogą być uznane za nieważne z uwagi na błąd przy jej zawieraniu. W umowie należy jednak wskazać – jeżeli umowa będzie np. sporządzana w dwóch językach – która z wersji umowy jest autentycznym oświadczeniem woli, a która – tłumaczeniem.

Michał Culepa

Podstawa prawna

• Art. 22 ust. 1 ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz.U. z 2022 r. poz. 583).
• Art. 7 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim (tekst jedn.: Dz.U. z 2021 r. poz. 672).
• Art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.).
• Art. 734–750 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 1740 ze zm.).