Trzynastki za 2023 rok – aktualności, dokumentacja, kalkulator

W sytuacji gdy pracownik nie przepracował całego roku kalendarzowego u danego pracodawcy, wysokość trzynastki ustala się proporcjonalnie do okresu przepracowanego u tego pracodawcy.

Prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, czyli tzw. „trzynastki”, przysługuje pracownikom sfery budżetowej po przepracowaniu co najmniej 6 miesięcy rozumianych jako 180 dni. Licząc ten okres, trzeba przyjąć, że miesiąc jest równy 30 dniom. Przepisy nie uzależniają prawa do trzynastki od zajmowanego stanowiska, wymiaru etatu oraz źródła finansowania wpłat.

Trzynastka stanowi przychód ze stosunku pracy. Sposób jego rozliczenia z ZUS i z fiskusem jest taki sam, jak świadczeń z tytułu wynagrodzenia (art. 12 ustawy o PIT). W związku z tym, dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2023 rok, wypłacone w 2024 roku, będzie przychodem pracownika w miesiącu wypłaty.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne jest oskładkowane. Wynika to z faktu, że wymiar składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o PIT, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Od tego świadczenia należy również naliczyć składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Potwierdzają to:

• art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy systemowej oraz
• art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy zdrowotnej.

Podstawą trzynastki jest wynagrodzenie wraz z innymi świadczeniami ze stosunku pracy, z wyłączeniem:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy (nie dotyczy to jednak wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego),
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy (§ 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. urlopowego).

Wymienione składniki stanowią katalog zamknięty. Zasadą jest, że przy naliczaniu podstawy należy brać pod uwagę składniki wynagrodzenia uwzględniane w wynagrodzeniu urlopowym. Trzeba jednak pamiętać o wyjątku dotyczącym wynagrodzenia otrzymanego za urlop wypoczynkowy. Mimo że nie jest ono wliczane przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop, w przypadku ustalania wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego również trzeba je uwzględnić.

Prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości przysługuje po przepracowaniu u danego pracodawcy pełnego roku kalendarzowego. Jeżeli zatrudniony nie przepracował całego roku, nabywa prawo do trzynastki w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego. Warunkiem jest jednak przepracowanie co najmniej 6 miesięcy (art. 2 ust. 1 i 2 ustawy o wynagrodzeniu rocznym).

Przy ustalaniu 6-miesięcznego okresu, należy posiłkować się regulacjami Kodeku cywilnego. I tak, zgodnie z art. 114 Kc, jeżeli termin jest oznaczony w miesiącach, a ciągłość terminu nie jest wymagana (ustawa nie wymaga, aby omawiane 6 miesięcy były przepracowane ciągiem) – za miesiąc uważa się 30 dni. Ustalając prawo do trzynastki, należy więc zbadać, czy pracownik przepracował 180 dni – bez względu na to, czy brane pod uwagę miesiące mają 30, 31 czy 28 dni.

Ustawa nie uzależnia także prawa do otrzymania dodatkowego wynagrodzenia rocznego od przepracowania co najmniej pół roku na określonym stanowisku, lecz od okresu, w którym pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy, a ściślej – od okresu, w którym pracownik, w ramach tego zatrudnienia, faktycznie świadczył pracę.

W wyroku Sądu Najwyższego z 18 października 2011 r. (sygn. akt I PK 263/10), odnosząc się do sposobu ustalania stażu (okresu przepracowanego), od którego zależy nabycie prawa do trzynastki, stwierdzono: „Okresy przepracowane należy rozumieć jako okresy faktycznie (efektywnie) przepracowane u danego pracodawcy”.

Prawo do trzynastki nie zależy także od wymiaru etatu, w jakim pracownik był zatrudniony. Natomiast w przypadku zatrudnienia podstawowego i dodatkowego (kolejnej umowy o pracę) u tego samego pracodawcy, trzynastkę należy naliczyć także od dodatkowej umowy o pracę, np. w wymiarze 1/2 etatu, jeśli zostały zachowane pozostałe warunki.

Przy wypłacie nie ma ponadto znaczenia źródło, z którego zostało sfinansowane zatrudnienie. Jeśli zatem np. w ramach prac interwencyjnych jednostka zatrudni pracowników, których wynagrodzenie częściowo refunduje urząd pracy, im także należy się trzynastka.

W niektórych przypadkach warunek przepracowania 6 miesięcy został wyłączony. Zgodnie z art. 2 ust. 3 ustawy o wynagrodzeniu rocznym, Przepracowanie co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane w przypadkach:

Pracownik nie musi przepracować co najmniej 6 miesięcy w przypadku podjęcia zatrudnienia na podstawie powołania lub wyboru. Zdaniem ekspertów przez „powołanie” nie należy rozumieć wyłącznie podstawy nawiązania stosunku pracy. Przepis ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu wyłączający konieczność przepracowania półrocznego okresu ma więc zastosowanie także w przypadku powołania danej osoby na określone stanowisko lub funkcję. Przykładem mogą być tu sędziowie, których do pełnienia urzędu na stanowisku sędziowskim powołuje Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej, na wniosek Krajowej Rady Sądownictwa.

Pracownik, który przebywał na urlopie wychowawczym, nie ma obowiązku przepracowania 6 miesięcy. Warto tu zwrócić uwagę na często występującą sytuację, w której pracownicy przebywający przez cały rok na urlopach wychowawczych nie otrzymują dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Jest tak dlatego, że osoba korzystająca z tego urlopu prawa przez cały rok nie otrzymuje wynagrodzenia oraz innych świadczeń, które mogłyby stanowić podstawę do jego obliczenia. Mimo, że urlop wychowawczy jest wyjątkiem wymienionym w art. 2 ust. 3 ustawy, w takim przypadku pracodawca nie ma jednak „z czego” naliczyć trzynastki.

Zgodnie z przepisami ustawy o wynagrodzeniu rocznym nie obowiązuje warunek przepracowania 6 miesięcy również w sytuacji przebywania na urlopie macierzyńskim, urlopie ojcowskim, na urlopie dla poratowania zdrowia, urlopie rodzicielskim oraz na warunkach urlopu macierzyńskiego. Przepisy te zostały wprowadzone w związku z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 9 lipca 2012 r. (sygn. akt P 59/11; Dz.U. z 2012 r. poz. 819), w którym stwierdzono, że pominięcie okresu urlopu macierzyńskiego jako umożliwiającego nabycie prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, w sytuacji nieprzepracowania w ciągu całego roku kalendarzowego faktycznie 6 miesięcy, było niezgodne z art. 32 ust. 1 w związku z art. 71 ust. 2 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej.

W 2023 r. do katalogu przypadków, w których nabycie prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie jest uzależnione od przepracowania 6 miesięcy, zaliczono korzystanie przez pracownika z urlopu opiekuńczego, przysługującego w ciągu roku kalendarzowego w wymiarze 5 dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych (patrz art. 173¹ Kodeksu pracy, wprowadzony z dniem 26 kwietnia 2023 r.).

Przepracowanie półrocznego okresu nie jest także wymagane w przypadku likwidacji poprzedniego pracodawcy albo zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy lub likwidacji bądź reorganizacji jednostki organizacyjnej. Możemy mieć np. do czynienia z sytuacją, w której nowy pracodawca staje się z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. W takim przypadku, jeżeli pracownicy spełniali warunki uprawniające do otrzymania dodatkowego wynagrodzenia rocznego, nowy pracodawca powinien wypłacić trzynastkę. Potwierdza to uchwała Sądu Najwyższego z 4 kwietnia 2000 r. (sygn. akt III ZP 7/00).

Podobnie jest w przypadku zmiany formy działalności. Do okresu przepracowania uprawniającego do dodatkowego wynagrodzenia rocznego sumuje się okresy pracy w poszczególnych jednostkach sfery budżetowej, wyłącznie gdy zmiana pracodawcy nastąpiła w trybie art. 23¹ Kodeksu pracy lub w przypadku następstwa prawnego nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę. Jest to istotne np. w przypadku rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron.

W przypadku cząstkowego zatrudnienia pomocna jest uchwała Sądu Najwyższego z 7 września 1995 r. (sygn. akt I PZP 23/95), w której stwierdzono, że przesłanka nabycia prawa do nagrody rocznej z zakładowego funduszu nagród, polegająca na przepracowaniu w jednym zakładzie pracy całego roku, jest spełniona także wtedy, gdy pracownik był zatrudniony w tym zakładzie na podstawie dwóch kolejnych umów o pracę na czas określony, choćby między tymi umowami wystąpiła przerwa w dniu ustawowo wolnym od pracy. Tezę zawartą w tej uchwale – mimo że dotyczy ona ustawy o rocznych nagrodach z zakładowego funduszu nagród – można przełożyć na sposób rozumienia przepisów ustawy o wynagrodzeniu rocznym.

Orzecznictwo Sądu Najwyższego i stanowisko resortu pracy

Obliczając podstawę trzynastki, warto również zwrócić uwagę na § 15 i 16 rozporządzenia urlopowego. Zgodnie z tymi przepisami, przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy uwzględnia się składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi comiesięcznie w stałej wysokości lub przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc. W przypadku pracowników samorządowych składnikiem takim jest np. dodatek stażowy należny pracownikom także za dni, za które otrzymują wynagrodzenie oraz za dni nieobecności, za które pracownik otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego. Dodatek stażowy powinien więc zostać uwzględniony w podstawie wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego, w wysokości pomniejszonej za czas nieobecności.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłaca się nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie. Jednakże pracownikowi, z którym rozwiązano stosunek pracy w związku z likwidacją pracodawcy, trzynastkę wypłaca się w dniu rozwiązania stosunku pracy (art. 5 ust. 2 i 3 ustawy o wynagrodzeniu rocznym).

Do podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie należy wliczać kwot wypłacanych z tytułu umowy zlecenia. Umowa taka ma charakter cywilnoprawny, a kwoty wypłacane w jej ramach nie są wynagrodzeniem ani innym świadczeniem ze stosunku pracy. Nie podlegają więc wliczeniu do podstawy trzynastej pensji. Podstawy trzynastki nie tworzą także zasiłki z ubezpieczenia społecznego (np. zasiłek macierzyński), gdyż nie są to świadczenia ze stosunku pracy. Trzeba natomiast doliczać do podstawy wypłaty z tytułu zastępstwa za nieobecnego pracownika. Wynagrodzenie z tego tytułu jest wypłacane przez cały okres nieobecności, w odstępach miesięcznych. Nie ma zatem cech świadczenia jednorazowego czy też nieperiodycznego, co wyłączałoby daną wypłatę z podstawy.

Nieusprawiedliwione nieobecności 

Pracownik nie nabędzie prawa do wynagrodzenia rocznego w sytuacji:

• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy trwającej dłużej niż 2 dni,
• stawienia się do pracy lub przebywania w pracy w stanie nietrzeźwości,
• wymierzenia pracownikowi kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby,
• rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne jest specyficznym elementem (składnikiem) wynagrodzenia za pracę. Jego obliczenie i wypłacenie nie wymaga sporządzania szczególnego rodzaju dokumentów, różniących się od standardowych dokumentów płacowych. Dla ustalenia okresów faktycznie przepracowanych w danym roku kalendarzowym konieczne jest posłużenie się ewidencją czasu pracy. Obliczenie kwot trzynastki należnej poszczególnym pracownikom następuje z reguły przy wykorzystaniu narzędzia informatycznego, jakim jest program kadrowo-płacowy. Przy wypłacaniu trzynastki nie ma obowiązku przekazywania pracownikom odrębnych pism informujących o fakcie jej przyznania i o jej wysokości.